Um das Helpdesk richtig nutzen zu können, sind ein paar erste Schritte notwendig.

1. Teams und Teamkontakte pflegen

Zuerst sollten Sie die Teams und Teamkontakte pflegen:

  • Konfiguration Helpdesk für SharePoint

2. Administration der Teams

Über den Menüpunkt Teams können Sie die Einordnung der Teamkontakte pflegen. Die Teamkontakte werden dann nachher als Favoriten in der Personenauswahl angezeigt.

Beispiel: Frank Köllisch ist in Team 1 und Team 2:

  • Teamadministration in SharePoint

3. Verwaltung der Teamkontakte

Bitte fügen Sie die Mitarbeiter der Teamkontakte Liste hinzu, damit diese in der Schnellauswahl zur Verfügung stehen.

  • Verwaltung der Teamkontakte in SharePoint

4. Teamkontakte – Pflege der allgemeinen Daten:

Bitte hier mindestens den Namen, Vornamen, Vollständigen Namen und die E-Mailadresse einpflegen:

  • SharePoint Team Kontaktdaten

5. Teamkontakte – Pflege der Einstellungsdaten

Signatur enthält die Mailsignatur für den Versand von Mails.
Person enthält das SharePoint Login (Namen).
Team enthält das zugeordnete Team. Über den Neu Button können auch neue Teams eingepflegt werden.

  • SharePoint Kontakte Teamzuordnung

6. Dokumentvorlagen

Hier können die Dokumentvorlagen für die Erzeugung von Dokumenten im Projekt abgelegt werden.

  • Ticketsystem Dokumentvorlagen

7. Dokumentkategorien

Hier werden mögliche Kategorien der Dokumente definiert.

  • SharePoint Helpdesk Dokumente

8. E-Mail-Vorlagen für das Ticketsystem

Hier können die Mailvorlagen für den Mailclient gepflegt werden.

  • SharePoint Ticketsystem E-Mail-Vorlagen

9. Dokumenten-Platzhalter

Über mögliche Platzhalter können die Platzhalter ermittelt werden und Daten aus dem Projekt etc. in die Mail zu übernehmen.

  • SharePoint Helpdesk Dokumentenplatzhalter

10. Helpdesk E-Mailverteiler

Hier können aus den Teamkontakten Gruppen gebildet werden, um diese im Mailclient unter einem Verteiler zu kontaktieren.

  • Ticket E-Mail-Verteiler

11. Helpdesk Absenderemailadresse

Hier wird die alternative Mailadresse im Maildialog bestimmt.

  • Helpdesk Absender in SharePoint

12. Ticket Kategorien und Unterkategorien

Hier können Sie die Kategorien und Unterkategorien Ihrer Vorgänge bestimmen.

  • SharePoint Ticket Kategorien

Kommentar schreiben