1. Erste Schritte

Um das Kanban Board richtig nutzen zu können, sind ein paar erste Schritte notwendig Zuerst sollten Sie

  • Gruppen
  • Teamkontakte
  • Prozessschritte

einstellen.

  • Projektmanagement Teamkontakte, Gruppen, Schritte

2. Einstellung der Gruppen

Über den Menüpunkt Gruppen können Sie die Einordnung der Teamkontakte pflegen. Die Teamkontakte werden dann nachher als Favoriten in der Personenauswahl angezeigt. Beispiel: Ich bin in Team 1 und Team 2:

  • SharePoint Projektmanagement Teamkontakte

3. Einstellung der Teamkontakte

Bitte fügen Sie die Mitarbeiter der Teamkontakte Liste hinzu, damit diese in der Schnellauswahl zur Verfügung stehen.

  • Einstellung Teamkontakte im Projekt

4. Teamkonktakte - Pflege der allgemeinen Daten

Bitte hier minimal den Namen, Vornamen, Vollständigen Namen und die E-Mailadresse Pflegen

  • SharePoint Kontaktdaten

5. Teamkontakte - Pflege der Einstellungsdaten

  • Signatur enthält die Mailsignatur für den Versand von Mails aus dem Kanban Board.
  • Person enthält das SharePoint Login (Namen)
  • Team enthält das zugeordnete Team. Bitte hier die ersten Zeichen des Teams eingeben und das Team auswählen. Über den Neu Button können auch neue Teams (Gruppen) eingepflegt werden.
  • Kürzel enthält den Namenskürzel
  • SharePoint Projekt Person
  • Einstellung Projekt Team

6. Einstellung der Kanban-Prozessschritte

Mit Hilfe der Prozessschritte werden die einzelnen Spalten im Kanban Board bestimmt. Diese können aber auf Ihre Anforderungen angepasst werden.

Beschreibung der einzelnen Felder:

  • Titel: Enthält die Spaltenüberschrift im Kanban Board
  • Unterteilt: Soll ein Prozessschritt in „in Arbeit“ und „Fertig“ unterteilt werden?
  • Sortierung: Bestimmt die Position der Spalte von links nach rechts im Kanban Board
  • Kapazität: Bestimmt die maximale Anzahl von Aufgaben in einem Prozessschritt. 0 steht für unendlich
  • Filter für maximale Anzeigedauer: Wie lang die Einträge angezeigt werden 0 bedeutet immer. Alle anderen Werte beziehen sich auf einen Tag, d.h. 0,5 wäre ein halber Tag. Diese Einstellung ist besonders für die Spalte „Fertig“ wichtig.
  • SharePoint Kanban Prozessschritte
  • Einstellung der Kanban Prozesschritte

7. Einstellung der Kategorien

Hier werden die Projektkategorien frei definiert

8. Einstellung der Aufgabentypen

Hier werden die verschiedenen Aufgabentypen definiert und welche Farbe diese im Kanban Board haben sollen:

  • Projektmanagement Aufgabentypen

9. Serviceklassen

Hier werden die verschieden Serviceklassen bestimmt und deren Farbe im Kanban Board.

  • SharePoint PM Serviceklassen

10. Projektdokumente, Vorlagen und E-Mails

  • Dokumentvorlagen: Hier können die Dokumentvorlagen für die Erzeugung von Dokumenten im Projekt abgelegt werden
  • Dokumentkategorien: Hier werden mögliche Kategorien der Dokumente definiert.
  • E-Mail-Vorlagen: Hier können die Mailvorlagen für den Mailclient gepflegt werden:
  • SharePoint Projekt E-Mail

11. Platzhalter für Dokument- und E-Mail-Vorlagen

Über mögliche Platzhalter können die Platzhalter ermittelt werden und Daten aus dem Projekt etc. in die Mail zu übernehmen:

  • Projektmanagement Dokumentenplatzhalter

12. E-Mailverteiler fürs Projekt

Hier können aus dem Teamkontakte Gruppe gebildet werden um diese im Mailclient unter einem Verteiler zu kontaktieren.

  • E-Mail-Newsletter fürs Projekt

13. E-Mail-Absenderemailadresse

Hier wird die alternative Mailadresse im Maildialog bestimmt.

  • Projekt-Absenderadresse

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