In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie beispielhaft mit dem SharePoint Designer einen eigenen Workflow erstellen, bei dem eine bestimmte Person per E-Mail (Dox42 Vorlage) benachrichtigt wird, sobald sich der Projektleiter eines Projektes geändert hat.

1. SharePoint Designer 2013 installieren

Installieren Sie den SharePoint Designer falls Sie diesen noch nicht installiert haben. Laden Sie den SharePoint Designer von der Microsoft Homepage herunter.
https://www.microsoft.com/de-DE/download/details.aspx?id=35491
Führen Sie die Setup Datei aus und folgen Sie dem Installationsassistenten.

2. Neue Benutzerdefinierte Liste erstellen

Erstellen Sie eine neue Liste indem Sie unter Websiteinhalte auf „App hinzufügen“ klicken.

  • SharePoint Websiteinhalte App hinzufügen

Nun erstellen Sie eine Benutzerdefinierte Liste. Der Listenname muss „Dox42MailHidden“ beinhalten. Klicken Sie dann auf „Erstellen“.

  • SharePoint Benutzerdefinierte Liste erstellen

Die neue Liste beinhaltet alle notwendigen Spalten. Alle Einträge werden in dieser Liste angezeigt, bis die Benachrichtigungen erfolgreich versendet wurden. Sollte es beim Versandt Probleme geben, finden Sie die entsprechenden Informationen unter Error Message


  • SharePoint Dox42MailHidden Liste
  • SharePoint Dox42MailHidden Spalten

3. Website in SharePoint Designer einbinden


Öffnen Sie den SharePoint Designer. Stellen Sie eine Verbindung mit Ihrer Website her, indem Sie auf den Button „Website öffnen“ klicken. Geben Sie nun die URL Ihrer gewünschten Website ein.

  • Website in SharePoint Designer einbinden

4. Neuen Listenworkflow erstellen

Nun klicken Sie in der Navigation auf „Workflows“ und dann oben auf „Listenworkflow“ und wählen Sie Projekte aus.

  • SharePoint Listenworkflows

Im neuen Fenster müssen Sie nun einen Namen für Ihren Workflow vergeben. Wählen Sie bei Plattformtyp „SharePoint 2010 Workflow“ aus und klicken dann auf OK.

  • SharePoint neuen Workflow erstellen

Erstellen Sie zunächst eine neue Variable um den aktuellen Projektleiter zwischen zu speichern. Geben Sie als Namen zum Beispiel „Variable“ ein und als Typ „Zeichenfolge.

  • SharePoint Designer Variable erstellen

Klicken Sie nun auf „Wert“, dann auf das fx Symbol und wählen Sie unter Quellenfeld „Projektleiter“ aus. Nun wird der aktuelle Projektleiter in die Variable eingespeichert, die Sie zuvor erstellt haben.

  • SharePoint Designer Projektleiter

Als nächsten Schritt erstellen Sie eine Überprüfung. Geben Sie dazu „warten“ ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Klicken Sie Feld und wählen Sie unter Quellenfeld „Projektleiter“ aus. Nun müssen Sie „ist gleich“ auf „ist ungleich“ ändern indem Sie einfach darauf klicken. Danach klicken Sie auf „Wert“ und dann auf das „fx“ Symbol. Wählen Sie unter Datenquelle „Workflowvariablen und -parameter“ und unter Quellenfeld „Variable Variable“ aus und klicken auf Ok.

  • SharePoint Designer Überprüfung
  • SharePoint Designer Nachschlagefeld

Als letzten Schritt müssen Sie ein neues Listenelement erstellen. Unter Liste wählen Sie bitte die Dox42MailHidden Liste aus, die Sie zuvor erstellt haben.

  • SharePoint Designer Listenelement hinzufügen
  • SharePoint Designer Listenelement Dox42MailHidden Liste hinzufügen

Geben Sie unter Dox42 Url die Adresse zu Ihrer gewünschten Dox42 Vorlage ein, die sich in Ihrer Dokumentvorlagen Liste befindet. Die Adresse besteht aus dem Pfad Ihrer Dokumentenvorlagen Liste und dem Name der jeweiligen Dox42 Vorlage.
Beispiel: Dokumentenvorlagen/Projektstatus.docx

  • SharePoint Designer Dox42 Vorlage

Unter SourceList geben Sie als Wert „Projekte“ ein.

  • SharePoint Designer SourceList

Für SourceListItemID müssen Sie erst auf das „fx“ Symbol klicken. Im neuen Fenster wählen Sie „ID“ für das Quellenfeld aus.

  • SharePoint Designer SourceListItemID

Als Receiver geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

  • SharePoint Designer Receiver

Unter MailSubject geben Sie bitte Ihren gewünschten Betreff für Ihre E-Mail ein, die dann später verschickt wird.

  • SharePoint Designer MailSubject

Ihre gewünschte Absenderadresse tragen Sie unter „SenderAddress“ ein.

  • SharePoint Designer SenderAddress

5. Konfiguration für den Reiter "E-Mail-Kommunikation"

Nun müssen Sie noch drei weitere Felder einfügen, damit Ihre versendete E-Mail auch in dem Reiter „E-Mail-Kommunikation“ zu sehen ist.
Klicken Sie auf den Button „hinzufügen“. Im neuen Fenster wählen Sie bitte die „EmailHistoryFolderName“ aus. Klicken Sie nun auf die 3 Punkte und dann auf „Nachschlagevorgang hinzufügen oder ändern“. Wählen Sie unter Quellenfeld „ID“ aus. Wiederholen Sie diesen Schritt und wählen dann als Quellenfeld „Projektnummer“ aus.

  • SharePoint Designer EmailHistoryFolderName

Beachten Sie bitte, dass zwischen „ID“ und „Projektnummer“ ein Leerzeichen vorhanden ist.

  • SharePoint Designer leerzeichen

Klicke Sie nochmals auf den Button „hinzufügen“. Nun wählen wir „EmailHistoryListName“ aus und geben den Listennamen des Posteingang E-Mail Verlaufs ein.

  • SharePoint Designer Posteingang E-Mail Verlauf Liste
  • SharePoint Designer Posteingang E-Mail Verlauf 2

Als letztes Feld fügen Sie bitte „EmailHistoryLookupFieldName“ hinzu. Tragen Sie als Wert „Projekte“ ein.

  • SharePoint Designer EMailHistoryLookupField

6. Einstellungen zum neu erstellten Workflow

Unter Worklfow in der Navigation sollte nun der soeben erstellte Workflow zu sehen sein. Klicken Sie auf Ihren Workflow um weitere Einstellungen vorzunehmen.

  • SharePoint Designer neuer Workflow

Unter Startoptionen auf der rechten Seite müssen Sie bei folgenden zwei Punkten ein Häkchen setzen:

- Workflow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird.
- Workflow automatisch starten, wenn ein Element geändert wird.

  • SharePoint Designer Worklow Haken setzen

Optional: Liste verstecken

Wenn Sie die Liste „Dox42MailHidden“ verstecken möchten, können Sie dies auch über den SharePoint Designer tun. Gehen Sie dazu in der Navigation auf „Listen und Bibliotheken“ und klicken Sie auf die „Dox42MailHidden“ Liste. Auf der linken Seite unter Einstellungen setzen Sie ein Haken bei „Im Browser ausblenden“.

  • SharePoint Designer Liste verstecken

Auf der linken Seite unter Einstellungen setzen Sie ein Haken bei „Im Browser ausblenden“.

  • SharePoint Designer Liste verstecken Haken setzen

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