Kennen Sie das?

Das Kreuz mit dem Kreuz! Eben hat es doch noch soooo gut ausgesehen, unser Projekt: wir waren in Time und ausnahmsweise in Budget – und eben kippt das Projekt.  Und woran lag´s? An einem einzigen Kreuz!! Irgendwie wurde übersehen, dass hier ein klitzekleines Kreuzlein fehlt. Und schon zickt der Kunde, verweigert die Abnahme, die Termine müssen umgeplant werden, ein Change muss her oder wir müssen noch mal mächtig zupacken, um das wieder hinzubiegen. Wie könnte ich also Checklisten optimaler nutzen?

Freud und Leid

Checklisten… Beim Einen löst das Stress und spontane Kopfschmerzen aus (mancher Tekki scheint hier Allergien zu entwickeln. Klar – er muss ja auch in der Praxis ausbaden, was unsereins am grünen Tisch so fabriziert).  Andere Planer wiederum produzieren vermehrt Adrenalin – bietet doch eine Checkliste die Möglichkeit, exakte Ergebnisse zu produzieren und aktiv gegen die Projektdemenz zu planen.

Die zwei Arten von Checklisten

In meinen diversen Projektleben habe ich zwei Arten Checklisten kennengelernt: Die für Abnahmen zum Abhaken lassen (Abhacken war eher die Androhung für die Tekkies bei fehlender Unterschrift), im Sinne von JA!- wurde abgeliefert, geleistet, getestet, funktioniert! Und die planerischen Checklisten, im Sinne von Aufgabe erledigt. Die ersteren sind gut in Excel abzubilden, die zweiten sind Gegenstand des Projekt-MANAGEMENTS. Beide dienen der Dokumentation im Projekt und beide entscheiden über Erfolg und Verderb…

Praxistipp: Abnahme-Checklisten

Bei meinen Projekten war die „Abnahme-Checkliste“ immer mit das wichtigste Dokument im ganzen Projekt, da darüber der Fortschritt des Projektes sukzessive dokumentiert und abgesichert wurde. Zum Beispiel wurden in meinem Change Projekt bei einem Pharmaunternehmen hunderte Festplatten mit neuem OS, gesäuberten Lizenzen und allen Daten zentral vorbereitet und beim Anwender dann mal kurz getauscht: „Switch on – work on…“. Die ausgebauten HDDs wurden dann zentral gesichert und nach einem Wipe neu betankt in den Kreislauf gebracht.

Eine einzige HDD, die hier gefehlt hätte (Forschungsdaten…) undenkbar => Panik! Gegenwirkend habe ich auf der Abnahme-Checkliste ein Feld ergänzt: „alte HDD mitgenommen; SNr: ___“. Und dies gepaart mit der Unterschrift des jeweiligen Users. Und IMMER wenn ein Tekki ohne Kreuzlein und Servus zurückkam, war Monopoly angesagt („gehe direkt über LOS:  lauf schnell noch mal hin- oder verlasse jetzt sofort mein Projekt für immer“).

Noch ein Tipp: bei Abnahmen habe ich IMMER 2 Felder erstellt (JA und NEIN); denn bei nur einem Feld ist  ein fehlendes Kreuz für mich kein eindeutiger Status. Bei NEIN plus Kundenunterschrift (+ Bemerkung) ist klar, wenn etwas nicht erfüllt ist (z.B. nicht getestet, weil gerade kein Netzwerk funktioniert, oder er will die alte Hardware nicht hergeben). DAS ist dann eindeutig und gut für den PM Hintern.

Und ich habe auf diesen Papier-Abnahme-Checklisten auch gern gleich Gebäudepläne, Ansprechpartner und Vorgaben („keine Einrichtung des Desktop Hintergrunds erlaubt…“, “rufe bei Reklamationen die -0 an”) aufgedruckt– eine Checkliste für alle(s).

Zum Thema “erste Schritte” bzw. Setup eines Projektes in der Smart Edition haben wir übrigens diesen Beitrag erstellt: https://sharepoint-template.com/blog/setup-eines-projektes-mit-der-smart-edition/.

Die Smart Edition kann Checklisten

Beide Arten von Checklisten sind in der Smart Edition hervorragend und vor allem sehr einfach einzubinden:

  1. In jeder Aufgabenkarte kann ich bestehende Dateien (wie meine Excel Rollout-Checkliste) einfügen oder einfach direkt aus dem Tool neu erstellen.
    Dies geschieht übrigens auf Basis  der pro Mandant hinterlegten Firmentemplates, was mir viel Zeit spart
  2. Abzuarbeitende Checklisten werden auf der Karte einfach mit der entsprechenden Funktion erstellt. Nach Erledigung wird die Aufgabe dann einfach als erledigt angehakt. Und mit diesem Klick ist die Dokumentation auch schon erledigt. Noch offenes ist auf diese Weise ebenso sofort zu sehen.

   

Innerhalb der Aufgabenkarte kann ich die Checklisten übrigens auf- bzw. zuklappen, was die Übersicht und Bearbeitung vereinfacht.

In der Praxis sehe ich als PM dann bereits direkt auf der Karte, wie viele der Bulletpoints aktuell bereits abgearbeitet sind.

Zudem werden in der Smart Edition alle Veränderungen an den Aufgabenkarten und zugehörigen Checklisten automatisch dokumentiert. https://sharepoint-template.com/blog/automatisierte-projekt-dokumentation-in-der-smart-edition/

Die hatten wir doch neulich schon mal irgendwo ….

“Ja wo liegt das denn ab”? Wer suchet, der… ist in dem Fall wohl zu faul gewesen, seine Listen zu pflegen!

Apropos Lessons Learned – als guter Projektmanager leben und wachsen meine Checklisten mit jedem Projekt. Denn sobald ich etwas verbessern und optimieren kann mache ich das SOFORT und füge dazu beispielsweise bei der Checkliste direkt ein neues Feld/Element hinzu – auf dass wir jeden Fehler nur einmal machen!
Und beim nächsten Projekt profitieren auch alle Kollegen direkt von meinem kleinen zeitlichen Invest, da die verbesserte Version sofort allen zur Verfügung steht. Einer für alle!

Ein wesentlicher Mehrwert der Smart Edition ist übrigens, dass ich alle Checklisten bereits in die kompletten Projektvorlagen einbinden kann. https://sharepoint-template.com/blog/nutzen-kompletter-projektvorlagen-in-der-smart-edition/

Mein Fazit

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass ausgereifte Checklisten ein wichtiges Fundament in jedem Projekt sind. Je besser diese als Vorlage gepflegt sind, desto höher der Effekt und der Nutzen für das gesamte Projekt. Die Smart Edition kann Checklisten, professionell und einfach zu handeln.  Probiert´s aus!

Weitere Blogs von mir: https://sharepoint-template.com/blog/
Mehr Informationen zur Smart Edition: https://sharepoint-template.com/projektmanagement

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Bernd Hubmacher, Consultant Projektmanagement, Köllisch Gesellschaft für Prozessmanagement mbH/Konstanz. 
Davor 17 Jahre in einem IT Systemhaus als Projekt- und Servicedesigner, Trainer für Projektmanagement, Bidmanager, Qualitätsmanagement-Beauftragter. 

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