Kennen Sie das?

Neulich im Büro… „Plan doch mal kurz das Projekt durch, wir müssen schon morgen damit loslegen.“ „Klar, mach ich gleich“ – sag ich noch souverän und frage mich dabei, wie ich das überhaupt angehen soll. “Datei neu…”?!

Eine komplette Vorlage wäre jetzt cool. Da hatte doch neulich mal ein Kollege ein ähnliches Projekt gemacht, den könnt ich doch mal fragen, wo er das abgelegt hat. Ach so, lokal… und er hat gerade keine Zeit mir das zu schicken…- ja klar.

So – dann muss ich “direkt über Los” gehen, also bei Null beginnen. Ok, dann halt wieder mit „Datei Neu“… oder mit der Smart Edition!

Die Smart Edition bietet Projekte als komplette Vorlagensets

Mit der Smart Edition „SE“ ist das zum Glück kein Problem mehr. Hier kann ich meine Projekte beim Anlegen bereits mit einer fundierten Vorlage starten, die alle Strukturen und Templates beinhaltet. Auch alle Checklisten, Risiken und Dokumente sind dann in der Vorlage bereits integriert.

„YES I CAN“ – jetzt mal „kurz planen“…

Übrigens kann ich die Vorlagen natürlich selbst themenspezifisch erstellen und pflegen; aber auch aus allen abgeschlossen Projekten werden automatisch neutralisierte Vorlagen erstellt.

So einfach geht das mit der Smart Edition

Neues Projekt anlegen

Beim Start eines neuen Projektes kann ich aus unseren verschiedenen thematischen Projektvorlagen die passende auswählen, um zügig mit dem Projekt zu starten. Dabei stehen mir Mandanten-übergreifende  Muster-Vorlagen (V) oder ein abgeschlossenes Projekt (P) zur Verfügung.

Die von den Anwendern bewertbaren Vorlagen bestehen aus kompletten Project-Boards mit allen

  • Strukturen
  • Aufgaben
  • Meilensteinen
  • Checklisten

Stammdaten eingeben

Die Stammdaten sind als Basis für die Verwaltung und spätere Suchen selbstredend elementar; dabei handelt es sich um grundsätzliche Angaben wie Projektname, Beginn und Ende, eine Kurzbeschreibung, Auftragsnummer, Kunde, das Team.

Dies gebe ich zuerst ein, wähle dann eine passende Vorlage – und schon wird mein neues Projekt mit den eingegeben Inhalten im Hintergrund generiert und nach kurzer Wartezeit angezeigt.  Komplett!

Die Bearbeitung kann beginnen. Übrigens werden in der Smart Edition die Änderungen während der Bearbeitung automatisch dokumentiert. Das spart richtig Zeit und ist eine enorme Hilfe!  https://sharepoint-template.com/blog/automatisierte-projekt-dokumentation-in-der-smart-edition/

Vorlagen anlegen

Die Vorlagen werden auf zwei Wegen erzeugt: Generierung einer kompletten Neuanlage als Template oder automatisiertes Wandeln eines abgeschlossenen Projektes.

Abgeschlossene Projekte werden dabei automatisch vom System neutralisiert (Kundendaten…) und bieten den Vorteil, dass alle Aufgaben, Risiken und ergriffenen Maßnahmen aus dem gesamten „Projektleben“ hier schon inkludiert vorliegen. Dies bedeutet die maximale Knowhow Nutzung über das gesamte Unternehmen hinweg!! Und bei konsequenter Nutzung und Optimierung (Lessons Learned) haben wir eine beachtliche Effizienzsteigerung von Projekt zu Projekt.

So lege ich ein neues Musterprojekt an:

Dazu erstelle ich die Vorlage –  genauso, wie ich ein Projekt erarbeiten würde:

Dabei agiere ich wie gesagt, wie wenn ich das Projekt in echt im Detail bauen würden. Nur ordne ich noch keine Ressourcen und Termine zu, das kommt dann erst bei der späteren Neuanlage. Ansonsten ist das Projekt planerisch komplett auf mein Thema zugeschnitten, so dass ich später „Klick und Zack“ loslegen kann.

Dazu passend haben wir einen Beitrag zum Setup eines Projektes erstellt: https://sharepoint-template.com/blog/setup-eines-projektes-mit-der-smart-edition/

Mein Fazit

Aus meiner “ProjektleiDer” Erfahrung kann ich sagen, dass der allerbeste Invest in ein Projekt eine gute Vorbereitung ist, da VOR-DENKEN viel weniger schmerzt als NACH-ZAHLEN. Und einmal sauber aufgesetzt, werden alle darauf aufbauenden künftigen Projekte ein Vielfaches dieser Vorbereitung einspielen!

Und übrigens funktioniert das auch alles prima virtuell, also ohne persönlichen Kontakt. https://sharepoint-template.com/blog/virtuelles-projektmanagement-smart-edition/

Weniger Stress, mehr Performance, weniger vergessen, Konzentration auf das Wesentliche, YES! Ich profitiere von den bereits unternehmensweit gesammelten Erfahrungen, indem ich auf Knopfdruck Struktur und Wissen aus anderen Projekten als Grundlage für mein neues Projekt nutzen kann.

Weitere Blogs von mir: https://sharepoint-template.com/blog/
Mehr Informationen zur Smart Edition: https://sharepoint-template.com/projektmanagement

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Bernd Hubmacher, Consultant Projektmanagement, Köllisch Gesellschaft für Prozessmanagement mbH/Konstanz. 
Davor 17 Jahre in einem IT Systemhaus als Projekt- und Servicedesigner, Trainer für Projektmanagement, Bidmanager, Qualitätsmanagement-Beauftragter. 

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