Kennen Sie das?

Wie war das noch mal? Wer hat denn nun die Checkliste? Wie – veraltete Version?! Echt, das haben wir schon abgestimmt, wann? – äh Moment mal…
Wo finde ich denn das Protokoll vom letzten Meeting? Warum steht hier nichts davon?

Ich öffne die Projektakte – ein Griff ins Nichts. Irgendwie ist genau der gesuchte Eintrag, die dringende Info, das unterschriebene Protokoll – wie von Zauberhand – nicht zu finden.  Dabei hat man sich solche Mühe gegeben, um das Ergebnis sauber einzutippen und hat es ganz sicher abgelegt. Nur ist es nicht mehr dort zu finden. Vielleicht liegt es doch lokal? Automatisiert – das wär cool!

In der Praxis

Natürlich ist die Dokumentation im Projekt häufig unbeliebt und nervt, zumeist den der diese erstellen so soll.  Schließlich hat man wirklich wichtigere Aufgaben zu erledigen. Ob verschwunden, nicht erstellt oder falsch abgelegt – die fehlende oder unvollständige Dokumentation wird zum Problem im Projekt.

Meine liebe Projektassistenz rief mir gerne mal übern Tisch zu: „du, der soundso hat gerade angerufen, dies und das ist passiert. Daher müssen wir dann unbedingt dieses oder jenes…“. „Aha“ sag ich „ich telefonier gerade, trag´s doch bitte gleich ein.“ – „Jaja mach ich – gleich morgen.
Dass es nie dieses “morgen” gegeben hat könnt Ihr Euch denken, da sie ab morgen anderweitig eingesetzt war; und ich hab´ jetzt den Ärger. Von wegen „das hatten wir doch neulich anders besprochen“. Und schon haben wir Stress, Mehraufwand, Schieflage, ungeplante Kosten. Oder verweigerte Abnahmen, falsche Lieferungen, „zurück nach Los“ etc. Das braucht wirklich niemand! Insofern ist der Invest für eine kurze Dokumentation immer sinnvoll!

Je mehr Beteiligte, desto größer wird auch die Dokumentationsfalle; wer hat schon Zeit für „sowas“? Was weiß denn ich, was die Kollegin wann mit wem abgesprochen hat. Ich stelle immer wieder fest: Alles was nicht direkt und klar an der entsprechenden Stelle dokumentiert wurde ist praktisch nicht existent.

Daher ist mein Credo in Bezug auf Dokumentation im Projekt: ich trage es JETZT ein. Und für meinen Teil auch gern mal etwas mehr als unbedingt notwendig. So konnte ich meinem Boss sauber belegen, dass diese Fehlentscheidung gegen mein Veto von…  . Na ja – wer schreibt, der … ! – Ihr wisst schon. Mein Mittel gegen Projektdemenz.

Übrigens muss nicht immer um der Dokumentation willen extra Inhalt produziert werden. Oft reicht es stattdessen auch aus, eine konkrete Aufgabe einfach zu erledigen und dies als Ergebnis festzuhalten. Beispielsweise etwas in einer Liste abhaken, als (teilweise) erledigt eintragen, etc.

Was wird alles dokumentiert?

Dokumentation – “das Unwort mit D“ war in meinen Trainings immer ein sehr wichtiger Bestandteil. Eng verbunden mit dem Thema Kommunikation.

Was es alles so Wichtiges zum Dokumentieren gibt? Natürlich zunächst Gesprächsprotokolle, Aufgaben und Beschlüsse, das ist jedem klar.
Aber auch Abstimmungen, Folgeaufträge, Reviews, Statusinformationen, Telefonate – alle Veränderungen halt. Risiken, Stakeholder-Management, wichtige Kommunikationsinhalte – entscheidende Informationen! Wie wäre dies belastbar nachvollziehbar, wenn es nicht dokumentiert würde?!

  • Wer hat wen wann und wie über was informiert?
  • War wurde von wem entschieden oder geändert?
  • Was wirkt sich direkt oder indirekt auf das Projekt aus? (U.a. Leistungen, Termine, Ressourcen, Aufwände… auch alle Lieferpapiere, Listen, Nachweise, gefahrene Strecken und Rechnungen)
  • was kann (wird) später Ärger machen, wenn die Information nicht zu finden ist
  • wer kann bzw. wird das alles später nochmals brauchen (Abnahme, Faktura, Reisekosten, Rechnungsprüfung… Anwalt, Mediator…)
  • Wo muss das zu finden sein, wo würde man es suchen?

Wichtig ist, dass die Dokumentation im Daily Business so integriert wird, dass sie nicht im Vordergrund steht. Und dass deswegen der Projektablauf nicht beeinträchtigt wird. Schließlich wollen wir agil bleiben und auf alles flexibel reagieren können. Und selbstredend ist eine funktionierende Software bzw. ein flüssig laufendes Projekt immer noch wichtiger als die umfassende Dokumentation

Die Smart Edition bietet mir hier gute sehr praktische Möglichkeiten, wie ich nachfolgend kurz aufzeigen möchte.

So einfach geht das mit der Smart Edition

Mit der Smart Edition schöpfe ich in Sachen Dokumentation aus den Vollen , da vieles automatisch dokumentiert wird:

  • Meine Protokolle erzeuge ich mit dem Easy Meeting Verfahren einfach per Klick
  • Auch Projektberichte generiere ich direkt auf Knopfdruck
  • Änderungen im Zuge der Bearbeitung sind automatisch in der jeweiligen Aufgabenkarte dokumentiert
  • Checklisten hakt der Bearbeiter sukzessive ab; der Status ist jederzeit auf der Karte visualisiert. https://sharepoint-template.com/blog/checklisten-im-projekt-mit-der-smart-edition-optimal-nutzen/
  • Offene Punkte haben ein eigenes Menu
  • Alle Dateien werden direkt im Tool erzeugt und liegen bei den Arbeitspaketen, so dass ich diese schnell finde
  • Alle im Projekt vorhandenen Dokumente sind auf per separater Funktion auf einen Blick ersichtlich
  • Über die Kommentarfunktion in jeder Karte wird diskutiert, eine Aktivität zugewiesen und ein Ergebnis protokolliert
  • Alle freigegebenen und abgelehnten Changes werden über einen integrierten Workflow dokumentiert. Damit sind sie somit langfristig nachvollziehbar
  • Das integrierte Logbuch fasst alle Änderungen zusammen und kann manuell ergänzt werden

Zum Thema Setup eines Projektes, also zu den ersten Schritten mit der Smart Edition haben wir einen separaten Beitrag veröffentlicht: https://sharepoint-template.com/blog/setup-eines-projektes-mit-der-smart-edition/.

Übrigens kann die Smart Edition komplette Projekt-Vorlagen abbilden https://sharepoint-template.com/blog/nutzen-kompletter-projektvorlagen-in-der-smart-edition/

Mein Fazit

Die Dokumentation ist so weitestgehend automatisiert und ohne Mehraufwand integriert. Damit spare ich im Projekt eine Menge Zeit und kann mich auf unsere Performance konzentrieren. Das finde ich richtig cool!

Probiert´s doch einfach mal aus!

Weitere Blogs von mir: https://sharepoint-template.com/blog/
Mehr Informationen zur Smart Edition: https://sharepoint-template.com/projektmanagement

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Bernd Hubmacher, Consultant Projektmanagement, Köllisch Gesellschaft für Prozessmanagement mbH/Konstanz. 
Davor 17 Jahre in einem IT Systemhaus als Projekt- und Servicedesigner, Trainer für Projektmanagement, Bidmanager, Qualitätsmanagement-Beauftragter. 

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