Kennen Sie das?

So, nun sitze ich vorm Rechner und will meinen Projektplan erstellen. Wie fange ich aber jetzt an?

Ist es besser die Abläufe nach Phasen zu planen oder ist es besser, mich nach den Objekten zu orientieren? Was verbirgt sich dahinter?

Phasen-orientiert

Häufig werden Projekte nach dem klassischen Wasserfallmodell geplant. Hier folgt ein logischer Schritt nach dem anderen; wobei in aller Regel erst eine Phase abgeschlossen sein muss, bevor der nächste begonnen werden kann.

Am Beispiel eines Hardware Rollouts verdeutlicht könnte das so aussehen:

1. Zuerst wird die Hardware beschafft
2. Erst wenn diese eingetroffen ist, können wir mit dem Vorbereiten beginnen. In unserem Fall mit der Softwareinstallation
3. Danach kann alles zum Ort des Aufbaus geliefert werden
4. Nachdem die Ware vor Ort eingetroffen ist können wir beginnen, die alte gegen die neue Hardware auszutauschen
5. Und erst nach erfolgtem Austausch kann der Funktionstest im Netzwerk und eine Abnahme erfolgen.

Soweit so einfach – wobei sich hinter jeder Phase natürlich eine Menge weiterer Aufgaben verbergen. Wie z.B. vor der Beschaffung die Konfigurationen zusammenzustellen und das Mengengerüst zu erstellen. Oder die später zu installierende Software zu bestimmen, den Einsatztermin und das Team bestimmen etc.. Und auch dies kann wiederum jeweils weiter vertieft werden.

In der Praxis

So entsteht sukzessive ein Ablaufplan, der alle Aufgaben sequenziell darstellt. Abhängigkeiten entstehen praktischerweise fast wie von alleine, schon aufgrund des zeitlichen Verlaufs.

Ein wichtiges Merkmal ist, dass jeder Phasenübergang recht simpel qualitätsgesichert werden kann. Beispielsweise per Quality Gate, separater (Teil)-Abnahme etc. – welche Kriterien müssen also erfüllt sein, um anschließend weitermachen zu können.
In aller Regel ergeben sich aus den Phasenabschlüssen auch konkrete Meilensteine.

Weitere Phasenmodelle könnten auch sein:

• Produktplanung => Entwicklung Prototyp => Markteinführung => Support => End of Life/Nachfolger planen
• Konstruktion => Bauplanung => Ausführung => Einweihungsfest
• Adressmanagement => Marketing => Telesales => Versand

Objekt-orientiert

Einen anderen Ansatz verfolgt die objektorientierte Planung: Der planerische Fokus liegt hierbei auf einzelnen Aspekten/Objekten.

Alles kann so parallel geplant werden, wobei jedes Planobjekt in sich betrachtet wird, was dort/darin alles passieren soll.

Am Beispiel des Umzugs eines Unternehmens innerhalb des Firmengebäudes könnte das so aussehen:

1. In der alten Etage muss zunächst die Räumung erfolgen, um dann die Reinigung vornehmen zu können.
2. Für die neue Etage benötigen wir zuerst den Sitzplan. Dann muss noch renoviert werden bevor die Möbel gestellt werden können.
   Erst dann können die Arbeitsplätze eingeräumt werden.
3. Der Transport wird von einem externen Unternehmen durchgeführt.
   Dazu muss alles erst ausgeräumt und verpackt sein. Der Partner stellt und Transportbehälter zum Einräumen zur Verfügung und bringt diese dann von A nach B.
4. Das alles muss natürlich kontrolliert werden: liegen wir noch im Budget, funktionieren die Gerätschaften etc.

Abfolgen werden hier über Termine und Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben reguliert. Die Durchführung durch verschiedene Teams/Ansprechpartner wird über die Ressourcen-Zuordnung geplant.

Weitere Objektmodelle könnten sein:

• Entwicklerteam / Vertrieb / Management / QM / Anwender
• Filiale München / Filiale Hamburg / Zentrallager Kassel /Verwaltung Frankfurt
• Küche / Rezeption / Service / Haustechnik / Personal
• Produktion Bangladesh / Logistik / Zollabwicklung / Schuhfabrik / Lagerort / Ladengeschäft

Zur Planung eines neuen Projektes haben wir übrigens diesen Beitrag erstellt: https://sharepoint-template.com/blog/setup-eines-projektes-mit-der-smart-edition/

GoProject bietet beide Ansatzpunkte

Im echten Leben wird häufig eine Kombination beider Planungsmethoden angewandt. Ich hatte beispielsweise einen internationalen Server-Rollout quer durch Europa geplant und gemanagt.

Die Durchführung an sich erfolgt zwar in Phasen (Beschaffung, Lieferung, Installation). Die planerische Sichtweise ist aber auf die einzelnen Lokationen (Objekte) abgestimmt. Die Abläufe als solches sind zwar identisch, aber die Anforderungen sind in Budapest andere als in Stockholm. Und meine Techniker-Teams müssen jeweils von Lokation zu Lokation reisen.

Auch hier liegt das Geheimnis des Erfolges (den hatten wir auf ganzer Linie) in einer durchdachten Planung einer sehr detaillierten Vorgehensweise. Bis auf Ebene der einzelnen Übernachtungen und jeweiligen Fahrtstrecken.

So einfach geht das mit der Smart Edition

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass der allerbeste Invest in ein Projekt eine gute Vorbereitung ist.  VORDENKEN schmerz viel weniger als NACHZAHLEN.

Und einmal sauber aufgesetzt, werden alle darauf aufbauenden künftigen Projekte ein Vielfaches dieser Vorbereitung einspielen!

Projekt strukturieren

GoProject bietet mir hier einen effektiven Ansatz, ein solches gemischtes Projekt aufzusetzen:

1. Zuerst erstelle ich meine Phasen oder Objekte als Listenüberschriften, je nachdem, wo in meinem Projekt der planerische Fokus zu setzen ist
2. Dann füge ich den Listen die notwendigen Aufgabenkarten hinzu und sortiere diese innerhalb der Liste.
   Ich erstelle die jeweiligen Unteraufgaben
3. Meilensteine kennzeichne ich als solche.

Detailplanung

So stelle ich erst meinen Plan zusammen, danach beginne ich mit der Detailplanung:

• Aufgabenbeschreibungen erstellen
• Abhängigkeiten zuweisen
• Die Checklisten innerhalb der Aufgaben erzeugen und benötigte Dateien erzeugen. Oder auch anhängen https://sharepoint-template.com/blog/checklisten-im-projekt-mit-der-smart-edition-optimal-nutzen/
• Dann weise ich allen Aufgaben die zuständigen Ressourcen zu
• Und lege die Termine fest

Eins meiner persönlichen Highlights der Smart Edition ist das Arbeiten mit den Labels:

Mit dem integrierten Farbleitsystem kann ich durch individuelle Labels weitere Informationen frei wählbar farblich darstellen.

Prioritäten, Phasen, kritischer Pfad, zugeordnete Zuständigkeiten und vieles mehr. So kann ich auch Phasen oder Objekte kennzeichnen.

In den oben gezeigten Darstellungen verwende ich Phasen-Labels. Bei der objektorientierten Planung zeige ich damit die Teams bzw. Ressourcen an.

Übrigens bietet mir die Smart Edition auch die Möglichkeit, bereits mit kompletten Projektsets als Vorlagen zu starten. https://sharepoint-template.com/blog/nutzen-kompletter-projektvorlagen-in-der-smart-edition/

Mein Fazit

Nicht jedes Projekt muss nach chronologischen Phasen gegliedert sein. Manchmal ist die Fokussierung auf Objekte sinnvoller. Und mit GoProject  kann ich die Chronologie in der Planung über der Karten dennoch sauber abbilden. Ich find´s cool!

Das geht natürlich alles auch prima virtuell, also ohne persönlichen Kontakt. https://sharepoint-template.com/blog/virtuelles-projektmanagement-smart-edition/

Weitere Blogs von mir: https://sharepoint-template.com/blog/
Mehr Informationen zur Smart Edition: https://sharepoint-template.com/projektmanagement