Kennen Sie das?

„Heieiei! Jetzt haben die schon wieder das alte Formular genommen. Da fehlt doch wieder der Hinweis auf… Das kann ich mal wieder separat nachreichen.“ Oder „Warum hält sich hier keiner an den neuen Ablauf, den wir abgesprochen haben?!“ und „Wie – du weißt gerade nicht, wo der Prozess abliegt?“ Ja, welcher Projektmanager kennt das nicht…

Standard-Prozesse innerhalb von Projekten treffen wir häufig an: Beschaffung, Changes, Recruiting, Anmietungen, Logistik…, aber in der Praxis ist ein Standard per se nicht immer ein Easy-Going. Dann hat der QMB auch noch ein Audit angekündigt! OhOh…

In der Smart Edition kann ich beide Welten verbinden. Einfach. Aus einem Guss, quasi vollintegriert.

Die Vorgehensweise in der Übersicht

Aus meiner Zeit als Qualitätsmanagement Beauftragter weiß ich aus eigener Erfahrung, dass Prozessmanagement als eigenes Thema schon recht komplex, aufwändig und nervig sein kann. Aber im Rahmen einer Zertifizierung halt auch verpflichtend ist. Da müssen die Prozesse gut in die gesamte Prozesslandschaft integriert oder wie ich sage ins Daily Business „eingelebt“ werden.

Das soll wie immer schnell und einfach gehen und dennoch in der Praxis umsetzbar. So, dass es einer Prüfung im Rahmen einer Zertifizierung oder eines Audits standhält. Ohne Panikattacken. Die Grätsche zwischen „So muss das sein“ und dem Tagesgeschäft regelkonform zu schaffen – das ist eine Herausforderung. Aber das wisst Ihr sicher schon aus eigenem ErLEIDen!

Und dann soll das alles in meinem Projekt auch noch aktiv von allen Beteiligten gelebt werden?! Die Abläufe? Die Nachweise? Oh Backe… das ist schwer. Na ja – mit der Smart Edition bieten wir hier eine gute Möglichkeit, beide Welten zu verbinden. Prozesse lassen sich prima in die Projekte einbinden. Standardisiert. Einfach so.

Was braucht ein Prozess

Prozesse dienen primär der Anleitung und Dokumentation von Abläufen; dabei wird neben der eigentlichen Darstellung auch geregelt, WER-WAS-WIE zu tun hat, wer involviert ist und was wie dokumentiert wird. Heute will ich anregen, die Standardprozesse in der Smart Edition direkt einzubinden, gleiches Look&Feel, gleiches Tool.

Klare Ansage: die eigentliche Prozesslandschaft ist und bleibt Hoheit des QMB. Für das tägliche Arbeiten kann man aber die Prozesse gezielt in die Vorlagen einbinden und als Module (Aufgaben) integrieren.

Aber wie bekomm ich jetzt die Prozesse in die Smart Edition?

Die Verzahnung der Prozesse mit meinem Projekt entlastet das gesamte Team darin, die Prozesse separat zu betrachten. Und ich brauche zur Abarbeitung auch nicht unbedingt alle Prozessdetails dazu.
Integriert sein müssen die Prozessschritte, Verantwortlichkeiten und die Dokumente. Das Doing an sich wird Teil der Aufgabenbearbeitung, Routine. Eine Dokumentationspflicht ist in der Smart Edition eh integrativ gegeben.

Aufbau in Listen und Karten

In der Smart Edition arbeiten wir mit Karten für Aufgaben; diese werden in Listen dargestellt (geplant) und werden später im laufenden Projekt separat abgearbeitet.

So geht das auch für Prozesse:

  1. Zunächst stelle ich einen Prozess als Ablauf von Aufgaben in einer Liste zusammen
  2. Checklisten werden innerhalb der jeweiligen Karten inkludiert
  3. Dokumente werden als Anlage in der Aufgabe angehängt oder verlinkt

Prozessbibliothek in die Vorlage integrieren

Die Smart Edition bietet mir die phantastische Möglichkeit, komplette Vorlagen mit Struktur, Aufgaben, Inhalten etc. vorzuhalten.

Mit Projektvorlagen strukturiert zum Ziel mit der Smart Edition – SharePoint-Template.com

Wir empfehlen dabei, in jeder Projektvorlage gleich eine Liste als Bibliothek mit Prozessmodulen anzulegen.

Und beim Planen/Durchführen des Projektes werden die Aufgaben dann einfach in die jeweilige Liste gezogen oder kopiert, und wie üblich geplant und abgearbeitet.

Wobei die kleineren Prozesse in einer einzigen Aufgabe zusammengefasst werden; größere als Aufgabenpakete.

Prozessabarbeitung über die Karte(n)

Das Erfassen der Prozessschritte erfolgt innerhalb der Karte, z.B. Auftragserfassung 

  • Verantwortliche und Mitwirkende werden per Label dargestellt
  • Bearbeiter, Termine, Sollaufwand werden wie gehabt in mein Projekt eingeplant
  • Dokumentation, Dateien, Links zur zentralen Ablage etc. kann ich mit einbinden

In der Aufgabenkarte kann ich dann den Ablauf in die Checklisten einfügen und den Stand der Bearbeitung pflegen.

Einsatz auch als Sicht eines Bereiches

Man kann die Smart Edition auch als Tool zum Managen der Teile eines Bereiches nutzen.
Beispielsweise für das Personalmanagement im Projekt. Auch hier werden die üblichen notwendigen Standardprozesse in einer „Bibliothek“ zusammengefasst.

Für jeden Mitarbeiter wird dann eine neue Liste erzeugt und die jeweiligen für ihn nötigen Aufgaben dahin geschoben oder kopiert.

So hat man einen schönen Überblick über das gesamte Team geschaffen und kann dennoch jeden Einzelnen getrennt verwalten.

Stand der Dinge?… automatisiert!

Statusanzeige auf der Karte

Beim Abarbeiten über das Work-Board kann ich den Status jeder Karte erkennen.

Als erledigte Checklisten-Punkte oder über das Aufgaben-Statussymbol des Work-Boards.
Das hilft mir beim Bearbeiten und dem QMB im Audit.

Dokumentation? erfolgt automatisiert

Wie üblich werden auch hier alle Veränderungen in den Karten automatisch dokumentiert, die Aktivitäten landen zudem im zentralen Logbuch. Kommentare werden ebenfalls mitgeloggt.
Und die „@-to“ Kommunikation in den Karten wird ebenfalls in der Karte mit dokumentiert. Ich brauche dazu weder ein extra Mail Programm, noch muss ich mir die Finger wund tippen.

Das Allerschönste: das alles kann auch per Knopfdruck auch bei der Generierung in den Meetingprotokollen und Projektberichten integriert werden.

Mein Fazit

Standard-Prozesse innerhalb von Projekten müssen in der Praxis mit eingebunden werden. Das macht mir zusätzliche Arbeit – und Hektik vor einem Audit. Mit der Smart Edition kann ich wunderbar unsere mitgeltenden Prozesse bereits in die Projektvorlagen einbinden. Die Abarbeitung erfolgt in gleichem Look&Feel, ich brauche keine separate QM Akte mehr zu pflegen und keinen Mehraufwand zur Dokumentation. Sogar ganze Bereiche kann ich damit abdecken. Und behalte den Überblick. Automatisiert. Smart halt! Lasst ihn kommen, den QMB!

Probier´s doch auch einfach mal aus!

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ehr Informationen zur Smart Edition: https://sharepoint-template.com/projektmanagement