Kennen Sie das?

Tagträume eines Projektleiters: „Irgendwie ist das Projekt doch komplexer als angenommen. Wenn ich die einzelnen Teilprojekte besser überblicken würden, wäre mir diese Überschneidung bestimmt früher aufgefallen. Die Zeitplanung hätte besser ineinandergegriffen und ich hätte den Einsatz der Ressourcen optimaler über alle Teilprojekte hinweg koordinieren können. Die Gewerke wären einfach besser aufeinander abgestimmt. Das ist aber auch ein echt fettes Projekt geworden; hätte ich besser gleich zu Beginn aufgesplittet! Ja dann könnte ich mir diese Krisensitzung heute sparen! Aber mein Tool kann leider immer nur einzelne Projekte managen.“

So könnten die Gedanken eines leidgeprüften Projektleiters aussehen, während er noch auf den Start des Projektmeetings wartet, um „suboptimal gelaufene“ Themen glatt zu ziehen. Korrekturen und heiße Ohren, die er gerne vermieden hätte.

Eine Gesamtübersicht wäre prima, um alle Teilprojekte übergreifend sehen zu können. Welche Ressource wird wann wieder verfügbar sein? Und wieviel Puffer setzen wir notwendigerweise wo an? Überhaupt wären die Abhängigkeiten bei Terminen und Gewerken der einzelnen Stränge übergreifend abgebildet viel besser zu handeln.

Sie haben im Unternehmen bereits ein mächtiges Tool zur Hand, das eigentlich

jeder kennt? Aber nur wenige können es wirklich so gut bedienen, um entsprechend der Planung auch das echte Projektleben damit zu managen? Es ist dazu einfach zu intensiv und zu komplex bei der Bedienung? Schon mal gehört…

GoProject kann auch Multi-Projekt-Management

Nach DIN 69909 ist Multiprojektmanagement „ein organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte“. Dazu gehört insbesondere die Koordination mehrerer Projekte bezüglich ihrer Abhängigkeiten und gemeinsamer Ressourcen.

Auf Basis der bereits intuitiven und einfachen Bedienbarkeit einzelner Projekte kann GoProject in der neuesten Version jetzt auch mehre Teilprojekte in einem Masterprojekt zusammen managen.

Eine Definition, ab welcher Größenordnung, ab welchem Volumen eine Aufsplittung sinnvoll ist wird wohl in jedem Unternehmen anders gehandhabt werden. Kriterien dafür sind sicherlich der Grad der Komplexität, die Menge

an unterschiedlichen Gewerken, Standorten, beteiligten Keyplayern, Standorten etc.

Warum brauch ich das jetzt noch mal? Zum Beispiel …

Ich hatte beispielsweise einmal einen großen Rollout an Client-Hardware zu managen, der parallel in 14 Kundenstandorten ablief. Oder einen internationalen Austausch von Serverhardware in zig Märkten einer Handelskette in ganz Europa. Oder die internationale IT-Serviceübernahme eines weltweit agierenden Kunden… Also keine Kleinigkeiten – ja das war damals echt lästig äääh… lässig meinte ich, klar! Und by-the-way: alle erfolgreich abgeschlossen!

Dabei war der Grundaufbau in den Abläufen gleich: Vorbereitung der Lokation, zentrale Softwarebetankung. Vorbereitung der Datenübernahme, Planung der jeweiligen Logistik. dann die Installationsarbeiten und die Inbetriebnahme vor Ort. Und die Rückwärtslogistik der ausgetauschten Hardware inklusive Handling der noch bestückten Datenträger zurück zur Kundenzentrale.

Wie gesagt, die im Rahmen einer Ausschreibung definierten Prozesse waren gleich. Große Unterschiede gab es in den Details: Gebäude/-Bürostandorte, Park- und Anliefersituationen, Gegebenheiten vor Ort. Zeitfenster, oder reisende Technikerteams mit Flügen und Übernachtungen in verschiedenen Ländern. Damals noch ohne „Covid-Extra-Spässchen“ – zum Glück.

Meine Herausforderungen

Insofern hatten wir im Masterprojekt den zeitlichen (Haupt-)Rahmen fixiert, sowie das Budget und alle Abläufe. Entsprechend waren aber die Risiken individuell anzugehen und die Changes den jeweiligen regionalen Anforderungen und den „lokalen Fürsten“ geschuldet. So hatten wir unterschiedliche Zeitpläne und Fristen zu planen. Aber vor allem auch einige Spezialspezialitäten (HausMEISTER/Zugangszeiten/Mietfahrzeuge/Schlüsselgewalt/Parkplatzsituation/Kundenverkehr/Techniker-Outfit/Unterschriftsberechtigte/individuelle Abnahme- und Testverfahren inklusive remote-ShakeHand mit der zentralen IT am Wochenende…/Zollformalitäten)

Da es sich teils um speziell befähigte Techniker handelte – u.a. auch mit exklusiven Zugangsrechten zu der sensiblen Serverlandschaft der Kundenrechenzentren- war es auch notwendig, diese als Überflieger optimiert kreuz und quer im Einsatz zu haben. An Wochenenden, über Brückentagen und dazu noch im Ausland. Da sollten dann auch die geplanten Termine eingehalten werden…

Selbstredend war die dazugehörige Ressourcenplanung „recht lustig“, damals noch als „Excelorgie“ abgebildet und gelebt. Mit einem Tool wie der Smart Edition wäre das wesentlich euinfacher gewesen! Das waren Projekte, für die ein Multi-Projektmanagement-Tool aus meiner Sicht absolut Sinn macht. Dafür eine separate Managementlösung anschaffen?

Das ist zum Beispiel mit der Smart Edition nicht mehr nötig. Hier kann ich mein(e) Projekt(e) als einzelnes Gewerk beginnen. Wenn es mir komplex genug erscheint (bzw. ein organisches Eigenleben entsteht…), setze ich ein Masterprojekt darüber und verbinde die einzelnen Teile.

Überblick über alle Projekte und Ressourcen

Dazu werden bereits bestehende Projekte einem neuen Master zugeordnet oder man beginnt regulär mit dem Masterprojekt und fügt dann sukzessive die einzelnen Teilprojekte zu. Klassisches Top Down.
Die Bedienung erfordert keine weiteren Schulungen oder Einführungen, da im Kleinen wie im Großen das Look and Feel der Bedienung identisch ist. Die Masterprojekt-Funktionalität bietet jedoch einige zusätzliche Management Features.

Transparenz bei projektübergreifenden Abhängigkeiten

Viele nützliche Funktionen machen die Smart Edition zu einer unglaublich guten Unterstützung:  Auf einen Blick sehe ich die wesentlichen Informationen zu den Teilprojekten.

Transparenz heißt für uns

  • Jedes zugeordnete Teilprojekt wird als separate Liste angezeigt
  • Eine AKTIVITÄTEN-Karte fasst dabei alle Aufgaben des Teils zusammen
  • Der Status von Meilensteinen, Changes und Risiken wird ebenfalls angezeigt

Es werden über alle Projekte hinweg weitere Informationen wie Projektstatus, Ressourcenplanung, Gantt Diagramm etc. aggregiert.

Mit einem Klick gelange ich zur weiteren Bearbeitung in die untergeordneten Projekte.

Und so geht das in der Praxis:

  1. Erzeugen des MASTER Projektes, durch Anhaken der Checkbox bei der Projektanlage
  2. Teilprojekte kennzeichnen und zuordnen
  3. Masterprojekt planen
  4. Teilprojekte planen
  5. Verknüpfungen erstellen

Ein Klick leitet den Benutzer zum entsprechenden Teilprojekt in GoProject weiter, um direkt in der Planung aus der Mastersicht agieren zu können.

Zur Vorgehensweise bei der Planung haben wir auch einen separaten Beitrag geschrieben: https://sharepoint-template.com/blog/setup-eines-projektes-mit-der-smart-edition/ . Bzw. wie man Aufgaben plant:  https://sharepoint-template.com/blog/aufgaben-im-projekt-einfach-planen-mit-der-smart-edition/

Darstellung der wesentlichen Inhalte aus den untergeordneten Projekten

Im Masterprojekt habe ich eine schöne gesamte Übersicht über alle Teilprojekte hinweg, ich sehe auf einen Blick:

  • Status der Termine und Fortschritte
  • Budgetverbrauch
  • Zusammenfassung der Aktivitäten in einer Karte pro Teilprojekt
  • Alle Risiken aus den Teilprojekten
  • Alle Changes mit dem jeweiligen Status

So kann das Management bzw. der Lenkungskreis recht einfach die einzelnen Teile in den wesentlichen Aspekten analysieren und entsprechend steuern.

Die Teilprojekte werden weiter sukzessive abgearbeitet. So können sie durch die vererbte Berechtigungsstruktur auch nur von den jeweiligen Bearbeitern gesehen und bearbeitet werden.

In jedem Teilprojekt sehe ich auf Knopfdruck eine Zusammenfassung der einzelnen Statusangaben:

  • Beteiligte
  • Fälligkeit, Termine
  • Soll-/aktueller Ist-Aufwand
  • Und aufgelistet die jeweiligen Aufgaben als Beschreibung und Due-Dat

Risikomanagement

Die Risiken werden ebenfalls pro Teilprojekt kumuliert und sortiert nach erledigten/offenen/verzögerten Risiken.

Darunter sind die erfassten Risiken als jeweiliger Datensatz aufgelistet.

So erhält der Projektmanager einen recht schnellen Eindruck über den Stand bei den Risiken und kann entsprechend zackig berichten oder reagieren.

Auch hier gibt es einen separaten Beitrag: https://sharepoint-template.com/blog/risikomanagement-in-der-smart-edition/

Per Klick gelangt man wie gesagt in das jeweilige Teilprojekt, um dort Anpassungen vorzunehmen.

Verknüpfung einzelner Aufgaben oder ganzer Teilprojekte

Oft kann ein Gewerk erst begonnen werden, wenn ein anderes abgeschlossen ist; beispielsweise kann die Ware erst verarbeitet werden, wenn sie angeliefert ist. Vor dem Versand folgt in der Regel die Beschaffung. Vor dem Essen ist meistens Kochen angesagt, davor das Einkaufen, Ernten oder Jagen, davor wiederum das Pflanzen, Produzieren, Beliefern, Züchten usw.  Oder eine Detailplanung kann man erst anfangen, wenn die Daten aus der entsprechenden Aufgabe aufbereitet sind. Ihr wisst sicher was ich meine.

So entstehen Abhängigkeiten, die in der Planung extrem wichtige neuralgische Elemente sind (kritischer Pfad).
Es gilt hier geeignete Puffer einzuplanen, auch „spätestens bis“ oder „kann erst beginnen wenn“ bei den bestimmten Aufgaben. Darauf muss entsprechend der Fokus bei der Planung gelegt werden!

Diesen Abhängigkeiten trägt GoProject Rechnung, in sie über das Masterprojekt verknüpft werden können:

  • Einzelne Arbeitspakete aus den Teilprojekten oder die Teilprojekte als Ganzes können als Vorgänger und Nachfolgeprojekte über alle Projektelemente hinweg geplant werden
  • Die Abhängigkeiten untereinander werden grafisch in der Gantt-Diagramm- Ansicht angezeigt
  • Die Berechtigungen werden rollenspezifisch analog der Teilprojekten übernommen
  • Das geht übrigens auch prima in der Gantt Ansicht -einfach mit der Maus eine Verbindung ziehen

Phasen- und Objektorientierte Planung im Mix

Was hier übrigens auch noch eins meiner absoluten Highlights ist: ich kann die verschiedenen Stile mischen. Beispielsweise habe ich in einem der großen eingangs genannten Projekte natürlich eine nach Phasen orientierte Planung. Also zum Beispiel erst die Locations “oben links”, im Verlauf dann bis unten rechts. Oder das klassische Beschaffen-Vorbereiten-Liefern-Montieren-Modell. Da ich dabei eine ganze Menge an projektbezogenen Prozessbeschreibungen, Formularen, Listen, Tabellen und Belegen ablegen bzw. vorhalten muss kann ich mir hierzu einfach eine Liste als Repository oder Bibliothek anlegen.

Da kann ich dann z.B. die Prozesse ablegen, siehe auch https://sharepoint-template.com/blog/prozesse-in-projekte-integrieren-mit-der-smart-edition/. Oder eben meine Formulare und die Belege zur späteren Abrechnung. Das erleichtert dem Controlling die Arbeit, muss doch wesentlich weniger zusammengesucht werden. Und die gesamte Teilprojekt-Dokumentation im Masterprojekt wird einfacher im Handling – sofern das alles an ein PMO “abgedrückt” werden kann. Auch ein separater Zeitplan über alle Phasen und Locations hinweg könnte so in einer separaten “Management-Liste” gepflegt werden. Gerade bei langlebigen bzw. fetten Projekten mit viel Papierkram finde ich das einen echt wertvollen Mehrwert.

Meine Aufgaben aus allen Bereichen

Übrigens werden mir in der Start Ansicht „meine Projekte“ alle meine Aufgaben, Risiken, offenen To Dos und Changes angezeigt. Quer über alle Projekte, bei den ich entsprechend involviert bin. Die Übersicht kann ich mir auch als Liste anzeigen lassen, um meine Prioritäten tagesaktuell planen zu können.

So kann ich auch, ohne die umfangreichen Filterfunktionen zu bemühen, direkt per Klick in die jeweiligen Aufgaben springen. Das erleichtert mir den Start in den Tag erheblich!!

=> Ja, Multi-Projektmanagement ist und bleibt eine besondere Herausforderung. Wir möchten mit dieser oft gewünschten Funktion nun diese Lücke in der Planung und Abarbeitung Eurer Projekte schließen. Sie ist ab sofort kostenfreier Bestandteil unserer Software Lösung für Eure Projekte: GoProject

Mein Fazit

Diese Funktion ist der Hammer! Damit kann ich praktisch wie gehabt meine einzelnen Projekte planen und habe damit aber eine weitere Ebene darüber zur Verfügung: das Masterprojekt. Die Teilprojekte werden angehängt und über Abhängigkeiten untereinander verbunden. Eine smarte Gesamtübersicht zeigt mir zentral den Status aller Teile an. Auch den Stand aller Risiken und Changes. In der Gantt-Sicht sehe ich übergreifend alle Termine und Abhängigkeiten. Und auf einen Blick alle meine offenen Aufgaben über alle Projekte hinweg! Das erleichtert das Managen aller Teile wesentlich.  Eine echt coole Sache – Smart halt! Probiert´s doch auch einfach mal aus!

Weitere Blogs von mir: https://sharepoint-template.com/blog/
Mehr Informationen zur Smart Edition: https://sharepoint-template.com/projektmanagement