Risikomanagement in der Smart Edition

Kennen Sie das?

Das Projekt kommt in Schieflage und Sie müssen sich Dinge anhören wie „Das musste ja schiefgehen“, „hätt´ ICH Euch ja gleich sagen können.“. Oder „Wieso hat denn da niemand…!?“

Und der Projektmanager hat nun den ganzen Ärger. Warum? Vielleicht haben wir zu lax geplant, Risiken nicht sehen wollen? Aus Angst, wieder der zickige „Spielverderber“ zu sein?

Ein Risiko ist ein Risiko ist ein Risiko.

…und bleibt auch eines! Denn von allein wird es in den seltensten Fällen weggehen – und wenn ich es ignoriere wird es nicht besser – im Gegenteil: gemäß Murphy´s Law wird alles schiefgehen, was schiefgehen kann. Dabei können wir Risiken sehr effektiv behandeln; dazu müssen wir aber mutig hinsehen und nicht wegschauen!

Risiken können beispielsweise durch geplante Maßnahmen in der Eintrittswahrscheinlichkeit verringert werden.  In dem wir Puffer einplanen, problematische Situationen entschärfen, oder uns bei bestimmten Dingen explizit vorbereiten.

Ein Plan B kann von großem Nutzen sein, auch eine frühzeitige gezielte Information über erwartete Unannehmlichkeiten. Das bewusste Einbinden der Stakeholder oder das rechtzeitige Bereitstellen von mehr/anderen Ressourcen kann wahre Wunder wirken. Damit können die Auswirkungen minimiert werden.

Ich kann mir mit den beteiligten Parteien ein Risiko teilen, vielleicht sogar an (Zulieferer, Kunde) komplett abwälzen. Oder es gar regelrecht versichern. Oder es schlicht akzeptieren.

Chancen!

Jedes (behandelte) Risiko stellt auch wiederum eine echte Chance dar! „Wer nichts wagt, der…“ und während die einen lieber schweigen und wegsehen, gehen die anderen aktiv und offen damit um. Das sind die wahren Helden im Projekt, die sich von der Masse abheben und zu Gewinnern werden. Und falls es doch schief gehen sollte – es war uns (und dem Kunden) bewusst!

In meinem Dasein als Qualitätsmanagement-Beauftragter und Projektmanager-Leben habe ich gelernt, dass nichts schlimmer ist, als erst nach einem Scheitern zu offenbaren, dass man davon schon zuvor wusste. Das kennen wir alle aus den Nachrichten.  Seien es „bekannte Gefährder“, wenn die “Milch ist alle ist“ oder die aktuelle „Corona Pandemie“ die mich persönlich ja sowieso nicht betrifft.

Ab wann ist ein Risiko eigentlich ein Risiko?

Jetzt will ich als Projektmanager ja lieber als selbstbewusst statt leichtsinnig wahrgenommen werden. Darin stecken zwei wichtige Wahrheiten: BEWUSST SEIN und SINNHAFTIGKEIT.

In meinem Projekt sehe ich prinzipiell jedes Element/Ereignis als Risiko an, das einen möglichen negativen Einfluss auf meine Projektziele bedeutet. Sprich: was kann die Erreichung meiner Ziele (Time/Quality/Budget) beeinträchtigen.

Sich wie an Sylvester erst gar keine Ziele zu setzen ist im Projekt leider keine Lösung. Denn ohne zeitlichen Rahmen, zu planenden Kosten und einem finalen Ergebnis hätte ich ja auch gar kein Projekt, sondern einen Auftrag á la grüne Wiese.

Risiken können sind beispielsweise so eingeordnet werden:

  • vernachlässigbar/unkritisch
  • leicht kritisch (mit leichter negativer Auswirkung)
  • kritisch (mit stark negativer und deutlich merkbarer beeinträchtigender Auswirkung)
  • projekt-gefährdend

Daher schaue ich bei meiner Planung kritisch auf alle Faktoren und angepeilte Ergebnisse, die mir schaden könnten und wie wahrscheinlich es passiert? Wie würde es sich maximal auswirken?

Wichtige Schlagworte: Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Das sind die Grundfragen, aus denen sich prima die Risiko-Einschätzung ermitteln lässt. Und ab wann es unbedingt behandelt werden muss.

Risiko-Analyse in der Praxis

In eine vernünftige Risiko-Analyse sollte bei der Planung jedes Projektes immer bewusst Zeit investiert werden (Risiko-Workshop einplanen). Damit das „Firefighting“ im späteren Projektverlauf minimiert wird. Wir sparen also mit Sicherheit mehr Zeit/Verluste als wir initial in die Planung investieren.

Transparenz vor Schadensbegrenzung! Gewinn statt Verlust! VOR.denken statt NACH.zahlen – sind hier meine Maxime. Daher baue ich mir immer (IMMER) eine Übersicht der Unsicherheiten und Gefahren meines Projektes, betrachte die Wahrscheinlichkeiten und mögliche Auswirkungen. Daraus leiten wir dann gemeinsam ab, was wir im Einzelfall tun können/müssen, um hier zu vermeiden, verringern, abzuschwächen etc. Hier ist es wichtig, auch die erfahrenen Haudegen nach Ihren Erfahrungen zu fragen, genauso wie die Sicht komplett Unbeteiligter (nicht betriebsblinder) interessante Überlegungen bringen kann.

Dies wird natürlich transparent und schriftlich per Risiko-Matrix bzw. Risc Log nachvollziehbar abgebildet:

  • Risiko-ID und -beschreibung, zugehöriges Arbeitspaket (wenn vorhanden)
  • Auswirkung bzw. Tragweite
  • Eintrittswahrscheinlichkeit und -indikator
  • Tragweite, Geschätzter Schaden
  • Mögliche Gegenmaßnahme(n)

Es lebt!

Übrigens leben und verändern sich Risiken im Laufe des Projektes durch alle möglichen Faktoren:
neue Einflüsse tauchen auf, weitere Player betreten das Spielfeld, ungeahnte äußere nicht beeinflussbare Ereignisse passieren.

Dies alles immer mitzubekommen, BEWUSST und mit SINNHAFTIGKEIT in die Waagschale zu werfen – keine leichte Aufgabe, Risiko-MANAGEMENT halt.

In einem meiner Projekte war es zum Beispiel wertvoll, bereits im Vorfeld die User zu informieren, was bei der Umstellung auf sie zukommt (mehrere Stunden kein Zugriff). Oder den Service-Desk von Anfang an entsprechend zu integrieren, um eine Gemeinschaft anstelle von Fronten zu erzeugen. So konnte ich die Erwartungshaltungen, Leerlaufzeiten und Ärger gezielt reduzieren.

Überraschung!? Eigentlich nicht!

Bei einer vor Ort Begehung kann ich “In Echt” erkennen, dass die DIE STUFE VOR DEM EINGANG ums Verrecken nicht mit dem Hubwagen von einer Person passierbar ist. Oder dass der Durchgang für das Server-Rack zu schmal/zu niedrig ist, zu wenig Lagerfläche für alt und neu bereitsteht, ein LKW eine eigene Logik zum Be- und Entladen hat, irgendwie doch nicht ins Parkhaus passt. Oder dass zum Ausladen eine Park-Sondergenehmigung einzuholen ist. Und dass es keine gute Idee ist, alle 14 Standorte zeitgleich umzustellen, dass eine Pilot-Installation/ein Testlauf VOR dem Massen-Rollout gut gewesen wäre.

Oder, dass der eine oder andere es nicht so mit Genauigkeit beim Ausmessen hat, dass dieses Klientel sehr besonders ist. Dass manchen die Brandschutzverordnungen oder Lizenzverträge egal sind, dass Freitag nachmittags in der Behörde nicht alle Arbeitsplätze besetzt sind. Und, dass die Spezialmaschinen halt nur mit einem veralteten Betriebssystem laufen, dass Ressourcen auch nicht endlos belastbar sind, dass dieser Stecker absolut nicht gezogen werden darf, dass Rauchmeldern egal ist ob man nur kurz was in der Mikrowelle erwärmen wollte.

Und dass wie vermutet nicht alle Leute Mails oder Kalender lesen können und Anfahrten im Berufsverkehr viel länger dauern. Oder dass ab 18 Uhr die Security  ungemütlich wird, wenn sie nicht über die Umstellung informiert wurde. Und dass nur vorhandene Schlüssel Türen öffnen oder dass das Übertragen der Daten durchaus besser geht, wenn noch/schon ein Rechner im Netz verbunden ist.

Und dass der olle Murphy immer Recht haben muss!

Mein Tipp

Meistens sind es die Kleinigkeiten! Was hätte ich durch aktive vorbeugende Betrachtungen und abgeleitete Maßnahmen davon alles vermeiden können!

Das Geheimnis des Erfolges liegt hier in Bewusstsein, Transparenz und Realismus! Und bei unseren Lessons Learned! Wer hätte Anfang 2020 jemals eine Corona Pandemie ernsthaft als Projektrisiko einbezogen?! Ich jedenfalls nicht! Auch dies wird künftig ein kontinuierlicher Aspekt meiner Planung sein.

Die Smart Edition bietet hier gute Möglichkeiten, Risiken bewusst und sauber zu managen.

So einfach geht das mit der Smart Edition

Mit der Smart Edition kann ich beispielsweise schon initial komplette und ausgereifte Projektvorlagen nutzen, die bereits meine fertigen Checklisten beinhalten. Oder ich kann mit dem integrierten Risiko-Board meine Risiken und dazugehörigen Maßnahmen leicht definieren und überwachen.

Im Bereich des Work-Boards gibt es dazu einen eigenen Bereich. Dazu wurden bei der Smart Edition die Risiken des Projekts in verschiedene Kategorien aufgeteilt:

  • Wirtschaftliche Risiken: finanzielles – offene und vor allem verdeckte Kosten, Rücklagen…
  • Technische Risiken: Technologie, Updates bei Hard- und Software, Anschlüsse, Lizenzen …
  • Personelle & organisatorische Risiken: Genehmigungen, Ressourcen, bauliches, Abläufe, Transport …
  • Terminliche & abwicklungs-technische Risiken: Kritischer Pfad, Abhängigkeiten, Puffer…
  • Zulieferer Risiken: Externe, Qualität, Lagerung, Transport, Verfügbarkeit, Chargen, Releases…

Zu jedem Risiko können wie einer Aufgabenkarte eine oder mehrere Maßnahmen definiert werden. Dafür muss das Feuerlöscher-Symbol im Aufgaben-Menu angeklickt werden. Es öffnet sich dann eine Maßnahmen-Aufgabe, welche ins Detail beschreibt, welche Maßnahmen wann und wie zu ergreifen sind.

Zu einem Risiko können mehrere Maßnahmen erfasst werden. Das System erinnert, wann und von wem eine Überwachung der Risiken und Maßnahmen erfolgen soll; der Termin dazu wird in der Karte eingetragen.

Des Weiteren werden über die Karte alle laufenden Bewertungen und Arbeiten zum Risiko sowie zu den dazugehörigen Maßnahmen lückenlos dokumentiert.

Risiko- und Maßnahmenkarte zeigen neben dem Titel ein Bemerkungsfeld, einen Termin-Status, vorhandene Checklisten mit Status und die jeweiligen Verantwortlichen an; ein Label kann individuell erstellt werden. Das Symbol der Maßnahme ist ein Feuerlöscher; ein Risiko zeigt in seiner Karte das Feuer- Symbol an.

Falls in einer Kategorie kein Risiko vorliegen sollte, empfehle ich, dies durch das Anlegen eines Risikos mit der Bezeichnung“ kein Risiko“ zu dokumentieren (wurde also nicht in der Betrachtung vergessen)

Liebe Projektmanager, ich wünsche Euch den Mut, um den Risiken ins Auge zu blicken, bei Eurem Risikomanagement und ermahne Euch: tut es!! Denn nur gemanagte Risiken sind gute Risiken!

Weitere Informationen findet Ihr unter https://sharepoint-template.com/projektmanagement

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