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Unser Kanban Board finden Sie im Navigationsmenü als Menü-Unterpunkt 3.
Alle Aufgaben lassen sich gefiltert nach ihrem zuständigen Bearbeiter anzeigen.
Sie können Aufgaben nach verschiedenen Gesichtspunkten gruppieren, um so schneller einen Überblick zu erlangen; ebenso lassen sie sich nach Serviceklassen und Aufgabentypen filtern.
Die Legende informiert Sie über die Bedeutung der Farben der Serviceklassen und Aufgabentypen.
Diese Leiste gibt die Prozessschritte an, denen die einzelnen Aufgaben zugeordnet sind.
Durch einfaches Drag & Drop lassen sich Aufgaben verschieben. Bei diesem Vorgang haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, Ihren zeitlichen Arbeitsaufwand einzutragen.
So sieht eine Aufgabenkarte aus: Sie sehen den Titel, darunter die von Ihnen definierte Priorität der Aufgabe, den ausgewählten Bearbeiter und dessen Kontaktbild. Die Karte erscheint in der Farbe des Aufgabentyps und dessen rechter äußerer Rand gibt die Serviceklasse an.
Das Kanban Board ist eine grafische Tafel für eine übersichtliche Darstellung von einzelnen Aufgaben innerhalb eines Projekts bzw. Aufgabenpackets. Es vereinfacht die Aufgabenplanung des Projektleiters und fördert das agile Vorgehen des gesamten Teams. Das Kanban-Prinzip basiert darauf, dass Aufgaben innerhalb eines Projekts, angefangen links beim “Backlog”, von einem Stapel zum nächsten verschoben werden – so lange, bis sie den Status „Fertig“ erreicht haben.
Bei jedem der einzelnen Prozessschritte wird eine künstliche Verknappung eingesetzt. Man hat also eine maximale Anzahl von Aufgaben, die in einem Bereich auflaufen dürfen. Ist diese Grenze erreicht, so können diesem Bereich keine weiteren Aufgaben hinzugefügt werden. Auf diese Weise werden die Projektmitarbeiter dazu veranlasst, ihre Aufgaben auch wirklich fertig zu stellen, bevor sie weitere annehmen.
Neben den bekannten Vorteilen, welche SharePoint von Haus aus bereits mit sich bringt,
bietet Ihnen das Kanban Board viele weitere Stärken einer hochmodernen und äußerst effizienten Software.
Die agile Kanban-Methode bringt Ihnen unter anderem folgenden Nutzen:
Mit Hilfe des Kanban Boards haben Sie eine zentrale Abbildung Ihrer eigenen Aufgaben sowie derer Ihres gesamten Teams. Es zeigt Ihnen alle aktiven Projekte und Aufgaben leicht einsehbar und auf einen Blick an. Jedes der Mitglieder bekommt seine Aufgaben zugewiesen beziehungsweise kann sie eigenständig übernehmen und sieht diese dann in seinem persönlichen Aufgabenbereich.
Definieren und klassifizieren Sie Aufgabentypen und Serviceklassen nach Ihren individuellen Projektbedürfnissen. Bestimmen Sie selbst, wie Sie Ihre Aufgaben in Ihrem Kanban-Board angezeigt und sortiert haben möchten; Namen, Farbanzeige und Reihenfolge sind leicht anzupassen. So unterstützt Ihre Arbeitsumgebung – in wenigen Schritten – effektiv Ihre ganz persönliche Arbeitsweise.
Über die Filter- und Gruppiereinstellungen können Sie Aufgaben für sich noch gezielter sortieren und anzeigen lassen: So werden sie auf Befehl hin wahlweise nach Vorgänger, Priorität, Aufgabenstatus, Meilenstein, Projekt, Prozessschritt oder Serviceklasse geordnet, was Ihnen eine zusätzliche Übersicht verschafft. Auch nach bestimmten Serviceklassen oder Aufgabentypen lässt sich so systematisch suchen. Wie alle unsere Voreinstellungen sind auch diese Kriterien leicht für Sie zu konfigurieren und flexibel anpassbar.
Die Legende informiert Sie über die Bedeutung der Farben, in welcher die Aufgabenkarten Ihnen dargestellt werden. Jeder Serviceklasse und jedem Aufgabentypen ist eine individuelle Farbe zugeordnet, welche Sie selbst bestimmen können. Die Hauptfarbe der Karte bezieht sich auf den Typen der Aufgabe, die farbliche Markierung des rechten Kartenrandes zeigt Ihnen deren Serviceklasse an.
Eine Begrenzung der Aufgabenanzahl pro Aufgabenbereich sorgt für einen flüssigen Aufgabendurchsatz vom ersten bis hin zum letzten Prozessschritt, ohne dass es zu “Staus” in den einzelnen Phasen kommt. Alle Aufgabentypen, Serviceklassen und Prozessschritte, genauso wie alle weiteren Parameter, sind frei konfigurierbar und schnell und mit wenig Aufwand für Ihre Branche und Ihre individuellen Anforderungen angepasst.
Über das Navigationsmenü legen Sie mühelos neue Projektaufgaben an, die Sie dann in wenigen Schritten mit den wichtigsten Daten ergänzen: Aufgabenname, Meilenstein, Anfangs- und Fälligkeitsdatum, einer möglichen Beschreibung sowie dem zuständigen Bearbeiter. Auch den Prozessschritt, die Serviceklasse und den Aufgabentyp bestimmen Sie von hier aus. Des Weiteren können Sie den Aufgaben eine Priorität und einen Status zuordnen und das geplante zeitliche Budget eintragen. Auch Dokumente können Sie hinzufügen und Abhängigkeiten anderer Aufgaben definieren. Möchten Sie eine Aufgabe später, nach Bearbeitung zum Beispiel, von einem Aufgabenstatus in einen anderen überführen, so ist dies ganz einfach und in Sekundenschnelle direkt über das Kanban Board per Drag & Drop möglich.
Eine fertiggestellte Aufgabe kann im Kanban Board via Drag & Drop manuell vom Status “In Arbeit” in den Status “Fertig” verschoben werden. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in das Sie die aktuellen Arbeitsaufwände eintragen können, welche dann wiederum automatisch mit den eventuell bisherigen addiert werden. So haben Sie immer eine genaue Übersicht, inwieweit Aufgabenstellung und -umsetzung miteinander übereinstimmen.
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