Kennen Sie das? 

Es geht los, wieder ein neues Projekt, ähnlich wie das Vorletzte. Projekt und Aufgaben sind nun zu planen. Ist neulich ja recht gut gelaufen, aber da war doch was mit den Terminen. War irgendwie wieder alles zu knapp. Was wollte ich gleich noch verbessern? Ach ja – hier…: „Puffer planen. Termine auf den Punkt bringen.“ Schon klar, aber wie mach ich das?  Und wie kann ich den riesigen Zeitaufwand reduzieren? 

In der Praxis 

In dem Beitrag Projektsetup habe ich bereits beschrieben, wie ich ein Projekt üblicherweise aufsetze. Dabei richte ich mich wie dort dargestellt meistens nach diesem Top-Down Schema: 

  • Anlegen des Projektes mit den Stammdaten und einer geeigneten Vorlage 
  • Strukturplan in Phasen, Objekten oder Sprints erstellen, Meilensteine festlegen 
  • (Teil)-aufgaben und Ziele beschreiben, Checklisten benennen 
  • Darauf erfolgt das Ausarbeiten aller Details 

Diesen Beitrag findet Ihr hier https://sharepoint-template.com/blog/setup-eines-projektes-mit-der-smart-edition/ .

In der Praxis bewahrheitet sich immer was schon in der Bibel steht: wir ernten was wir säen! bzw. Wenn meine Planung schon schlampig ist… kommt das Projekt wohl nicht bis aufs Siegertreppchen.

Offen gehalten hatte ich dort noch, die wichtigen Planungsthemen inhaltlich detaillierter herauszuarbeiten. Dies möchte ich mit diesem Beitrag nun liefern. 

Detailplanung – so einfach geht das mit der Smart Edition 

Das Tool meiner Wahl ist die Smart Edition. Hier habe ich alles inkludiert, was ich benötige. Im Gegensatz zu schwergewichtigen Vorgehensweisen mit hohem Regel- und Organisationsaufwand setzen wir hierbei auf einen Kanbanbasierten, leichtgewichtigen Ansatz mit hoher Flexibilität.  Und die Projektvorlagen bringen mich sehr schnell in die Zielgerade!

Meine Benefits dabei 

Inhalte und Statusinformationen sind für mich auf einen Blick erfassbar, da dies alles clever visualisiert wird.  

Vieles was mich in meiner früheren Ablagestruktur genervt hat entfällt einfach – allem voran das Suchen: Suchen in Ordnern, Suchen nach dem aktuellen Terminplan, nach dem aktuellen Stand der Aufgabe, auf dem Weg zum Meeting noch schnell nach dem letzten Protokoll suchen.  

Alles das ist im Tool implementiert. Und wir können das alle von überall aus bedienen.  

Ein absoluter Mehrwert der Smart Edition ist übrigens der Einsatz komplett fertiger Vorlagen. Drauf gehe ich weiter unten nochmals ein.

Adieu Papierkrieg, Servus Chaos!

Neben der immensen Zeitersparnis schont das vor allem unsere strapazierten Nerven. Und das Budget.
Speziell durch die Möglichkeit, bereits vorgefertigte komplette Projekt-Templates zu nutzen, spare ich mir mit der Smart Edition gerade bei der Planung ein Maximum an Zeit. Die Vorlagensets umfassen dabei bereits alle Strukturen, Checklisten, Aufgaben, etc.  

So nutze ich das gesamte Wissen aus allen Projekten meines Unternehmens! Und bin dabei noch sehr viel schneller fertig mit dem, Aufsetzen des Projektes,

Und ich kann agil, klassisch oder gemischt arbeiten, wie es mir lieber ist. 

 Die Sache mit den Teilaufgaben 

Eine große Hürde sind immer wieder große Aufgabenblöcke, die in sich recht komplex sind oder eigentlich aus mehreren Teilen bestehen. Das ist unübersehbar und so nicht sauber zu planen. 

Größere Aufgaben splitte ich daher in kleinere TeilaufgabenWobei die Trennung sich an den durchführenden Ressourcen, nach verschiedenen Zeitlinien oder schlicht verschiedenartigen Tätigkeiten ausrichten kann. 

Beispiel aus meiner “ProjektleiDer”-Praxis:

In einem Rollout hatte ich die Hardware-Anlieferung zu planen. Sollte dabei nur die fertig vorbereitete Hardware an den Anwender geliefert werden? Also Standard Lieferung mit dem üblichen Paketdienst (schön war´s ja mal)?  Ach so – 500 User an 8 Lokationen des Kunden?  

Im besten Fall alles pro Lokation palettieren und ab per Spedition (wann haben wir schon mal den besten Fall?).  Oha! Unterschiedliche Ausstattungen? Delivery to Desk? Wird ja immer besser... Ein Hoch auf transparente Angebotsprozesse und rechtzeitige Kommunikation!

[Unter uns: Es hätte ja auch vorher mal jemand bei uns nachfragen können. Da bleibt es aber wohl beim Konjunktiv, da wir Projektleiter dann gerne mal als zickige Spielverderber gelten. Später als unflexibel hingestellt werden macht mir aber nicht sooo viel Spaß!]

Teilaufgaben in Bezug auf die “nur”-Lieferung könnten daher sein: 
  • Matrix Hardware zu User-Zuordnung: wer bekommt welche Hardwarekategorie (VIP Hardware, lokalen Drucker, großer Bildschirm…) und Zubehörteile (Bundles) 
  • Kennzeichnen: nach welcher Syntax wird das wie gekennzeichnet; Labels erstellen und anbringen 
  • Verpacken: die einzelnen Arbeitsplätze konfektionieren und einzeln abpacken?  Palettieren?
  • Logistik: Wie kommt die Ware dahin? LKW? Rikscha?
    Was ist mit Zufahrtsgenehmigung (Innenstadt, Abgasplakette)? Parken, Parkhaus-Durchfahrthöhe und -breite (!!), Ausladezeiten? First-in-Last-outBeladung zu planen? Gitterwagen? In Originalverpackung?
  • Gibt es einen Aufzug? Passt die Größe? Können wir den für uns blocken?
  • Wer verbringt das an den Arbeitsplatz? Machen das teure Techniker oder günstige “Floorwalker”)? 
  • Wer packt das vor Ort aus? Was passiert danach mit der Verpackung? Wo kann was zwischengelagert werden?… 
Ruhig Brauner!

HaltHaltNun muss ich mich bremsen – merkt man, wie exzessiv ich diese Projekte betrieben habe?  Betreiben musste – um sauber rauszukommen? Purer Selbstschutz sag ich Euch!! Und absolut notwendig!

Wie man an dem Beispiel sieht, kann eine vermeintlich einfache Hardwarelieferung schnell sehr komplex werden. Und glaubt mir- in jedem Teilaspekt steckt ein Stück Planung und Projektmanagement. 

Daher müssen wir jedes einzelne Stückchen (Arbeitspaket) anfassen und sauber einpassen, damit das Große und Ganze gelingt. Der Erfolg liegt wie so oft im Detail. [Hoffentlich hat der Vertrieb das nicht wieder verschenkt! Hier lass ich mir gerne mal die Kalkulation zeigen ;o)]

Unteraufgaben und Arbeitspakete 

Wie oben gesagt, größere Aufgaben splitte ich in kleinere Tätigkeiten auf, die gut handelbar sind und noch Sinn machen. Damit haben wir prinzipiell bereits die Arbeitspakete generiert 

In der Smart Edition arbeiten wir mit Karten für Aufgaben und Unteraufgaben in Art eines Kanban-Boards. Unteraufgaben werden visuell der Hauptaufgabe untergeordnet und können später im Work-Board separat bearbeitet werden. Also von einem separaten Bearbeiter, mit separaten Terminen. 

 Die Vorwärts- und Rückwärts-Planung 

Aufwand bestimmen 

Was darf eigentlich wie lange dauern? In der Regel bekomme ich diese Daten aus dem Projektauftrag bzw. der Aufwandskalkulation. Dies sind meistens aber nur kalkulatorische netto Werte, also die reine Dauer der Erledigung.  

Diese Zeiten wurden so verkauft und wir sollen sie nun einplanen. Nun – die netto Zeit mag hier ja für die reine Erledigung der Aufgabe korrekt sein.  Da steht dann beispielsweise: „Kick-Off-Meeting 3 Stunden“ 

Darf es etwas mehr sein?  

Für die Einplanung der Ressourcen und gar der konkreten Terminfestlegung bedarf es aber mehr als die pure Tätigkeitszeit: 

  • Rüst- und Vorbereitungszeiten (Material holen bzw. Daten zusammenstellen, anfordern, drucken) 
  • Anreise, Wegezeiten (Fahrtzeiten, Rush-Hour? Parksituation geklärt?) 
  • Verzögerungen wie Anmelden am Empfang, Warten auf den Aufzug, Büro suchen, Anmeldedauer bis die Online Session steht, WARTEN auf die Kunden und die lieben Kollegen etc.   
  • Nacharbeiten wie Dokumentation erzeugen, Telefonate, Protokolle (das geht mit der Smart Edition ganz easy:  https://sharepoint-template.com/blog/automatisierte-projekt-dokumentation-in-der-smart-edition/
  • Unterbrechungen, andere Prioritäten und die lieben Zeitdiebe 

So wird aus einer einfachen Sache wie einem 3 Stunden Meeting ein gesamter “echter” Zeitaufwand von 4 bis 5 Stunden für den einzelnen Teilnehmer. Da wird es schnell eng mit dem restlichen Arbeitstag… 

Es muss! 

Das war eben nur ein simples Meeting. Bei Techniker-Einsätzen, der Koordination mehreren Beteiligten, Logistik, konkreten Buchungen (Flug, Hotels…) und Abhängigkeiten kommt da schnell einiges für die Planung zusammen. Auch wenn es nie 1:1 abgerechnet werden kann, ist es aber doch notwendige Zeit zur Erfüllung der Aufgabe.  

Leider dauert alles so lange, wie es dauertdaran können wir oft nichts ändern, vielleicht optimieren (Stichwort: Risikomanagement). Was wir aber ändern können ist unsere Herangehensweise in der Planung. 

Daher muss bei der Planung der Ressourcen die zusätzliche Zeit davor und danach zwingend berücksichtigt werden. Zeitmanagement lehrt uns, an dem Beispiel mit dem Termin im Kalender die Zeit entsprechend davor und danach mit zu blocken. Wer das bezahlt ist eine andere Sache. Mir geht es hier um die reine planerische Komponente, um ein sauberes Funktionieren. 

Vollzeitplanung?! 

Wer jemals Arbeitszeiten kalkuliert hat kennt diese Thematik bestimmt nur zu gut: rein planerisch bleiben meist 15% bis 30%der möglichen Arbeitszeit unverwertbar.  Was also tun mit dem angefangenen Tag bzw. dem mickrigen Rest?  

Grundsätzlich sollte man Zeitmanagement-Gurus zufolge ja eh nie die gesamte Zeit verplanen, nur maximal 60%. Das bezieht sich allerdings eher auf einen Büroalltag, den man überwiegend selbst beeinflussen kann.  Bei Technikereinsätzen und Serviceleistungen ist die kalkulatorische Basis in der Regel ganze Tage (100%). Diese sind kalkuliert und werden bezahlt; zugekaufte Ressourcen werden ebenfalls immer in ganzen Tagen berechnet.

Insofern ist eine Unterauslastung rein wirtschaftlich gesehen ein absolutes Unding. Wir müssen voll zahlen, geleistet wird aber nicht voll – daher soll eine maximale Auslastung geplant werden.    

Das meine Lieben, ist eine echte Herausforderung in der Planung: der Spagat zwischen Wirtschaftlichkeit und Auslastung.  

Schön wär´s!

Insofern möchte ich bewusst machen, dass es m.E. generell nicht möglich ist, alle Leistungen und Zeiten 100%ig verlustfrei übereinander legen zu können. Ein Projektplan ist selten 100% identisch mit der Aufwandskalkulation; das liegt unter anderem an der unterschiedlichen Zielsetzung: die Aufwandskalkulation dient zur vertrieblichen Preisbestimmung (SALES), der Projektplan soll eine möglichst optimale Durchführung gewährleisten.

Ein guter Service-Designer wird das entsprechend in seiner Kalkulation berücksichtigen. Wenn´s dumm läuft passt die theoretische Kalkulation aber leider nicht so gut zur realen Ressourcenplanung. Oft fehlt es den Planern an Praxiserfahrung oder dem Mut, Risiken und Puffer mit einzurechnen. Dann ist die Aufgabe des Projektmanagers, das Beste draus zu machen. Und – unter uns- wenn wir in der Kalkulationen wirklich alles einrechnen würden, wäre das eher unverkäuflich.

Übrigens kann man ein Projektmandat auch ablehnen, wenn die Vorarbeiten kein gutes Ergebnis erwarten lassen!! 

Richtig puffern 

Laut Wikipedia ist ein Puffer eine „federnde Vorrichtung an Vorder- und Rückseite eines Schienenfahrzeugs“. In unseren Projekten machen wir genau das: die aneinanderstoßenden Zeiten abfedern. Bevor etwas knallt. Was puffern wir also? Und Wie? 

Aufrunden und zusammenlegen 

Wenn die Tagesaufgabe erledigt ist, bleibt wie o.g. oft ein nicht verplanbarer Zeitrest übrig. Mit angefangenen Tagen können wir meistens nichts konkretes oder neues mehr anfangen. Komplette Aufgaben passen oft nur in neue Tage.

Vielleicht kann man die Arbeiten auch gut unterbrechen oder splitten. Das würde das Problem lösen.  

Geht aber nicht immer. Dann belasse ich oft den Arbeitstag mit etwas weniger Arbeitslast und fülle ihn auf mit Dingen, die wir gut losgelöst von Zeit und Ort erbringen oder zusammenfassen können: Nachbereitung, Aufräumen, Dokumentation, Einlesen, Teambildung oder Vorbereitung weiterer Aufgaben – soweit es geht. Das muss ja sowieso alles erledigt werden.

Geplante Zeitfenster 

Der klassische Büro-Freitag ist ein gutes Beispiel, an dem kann ich der lästigen – ääh notwendigen – Dokumentation huldigen kann – auch der Nachbereitung und Vorbereitung. Das lässt sich prima mit einem Review Meeting oder Regel-Telefonaten komplettieren.  

Oder (An)Reisetage separat planen und optimieren: man reist besser am Tag zuvor an und bereitet schon soweit möglich alles für den Einsatz vor. Dies optimiert dann evtl. die Auslastung des Arbeitstages soweit, dass ich doch noch ein weiteres Arbeitspaket, den nächsten Arbeitsplatz oder dergleichen bearbeiten kann.

Und ich reduziere den Anreisestress und das Risiko, zu spät zu sein (mehr zum Risikomanagement findet Ihr hier: https://sharepoint-template.com/blog/risikomanagement-in-der-smart-edition/.

Weniger ist bekanntlich manchmal mehr

Beispiel: In Absprache mit meinem Team habe ich beispielsweise bei einem europaweiten Server-Rollout die Vereinbarung getroffen, an einem Tag 2 Stunden mehr zu leisten. Damit konnten wir an dem Tag mehr volle Arbeiten komplettieren. Dafür gab es dann am Freitag früher ausWinWin-Situation: die Jungs waren motiviert dabei, die Arbeit wurde in-time erledigt und die (nur gefühlteMehr-Freizeit hat alle beglückt. Und das Budget hat auch davon profitiert, konnten wir dadurch die Gesamtdauer reduzieren bzw. im Rahmen halten. 

Fristen und Wartezeiten mit einplanen 

Die Aufgabe ist abhängig von einem anderen Gewerk? Wir warten bestimmt noch bis… auf die Freigabe? Das wird sowieso nicht vor… fertig und wir können erst dann beginnen… Dies sind wesentliche Planelemente, an denen ich die Termine ausrichten muss.  

Vorwärts versus Rückwärts 

Entsprechend plane ich bei allen Meilensteinen und der Dauer der Aufgaben diese Fristen mit ein. Dabei kann ich diese vor oder nach einplanen, bzw. ab und vor dem Ereignis 

Einfaches Beispiel: Wir fliegen zu einem Auslandseinsatz. Klassisch ist dabei die Anreise logischerweise VOR dem Event zu planen.  Das ist eine Vorwärtsplanung, da der Puffer vor das Element gepackt wird.  

Das Gegenstück ist die Rückwärtsplanung: im Beispiel sitze ich dann im Flieger und habe ich 4 Stunden Zeit; das reicht mir, um die Unterlagen durchzugehen und eine Strategie vorzubereiten. Dann Gepäck holen und ins Taxi.  Frühestens ab 16 Uhr kann ich also am Ziel sein und die nächste Aufgabe beginnen. 

Beispiel Server-Hardware in einem Rack ersetzen.
Dazu haben wir ein Zeitfenster (Downtime) von 15 bis 18 Uhr. Der Ausbau dauert ca. 30 Minuten, der Einbau dann mit allem ca. 1 Stunde. Wie beginnen also tatsächlich ab 15.15 Uhr mit dem Ausbau, ab 15:45 beginnt der Einbau. Die Abnahmeprozedur soll bis 17:45 abgeschlossen sein. Sie dauert ca 15 Minuten, muss also eine Viertel Stunde vorher beginnen. Die leeren Zeiten dazwischen sind unsere Puffer. 

Ich plane also immer auf einen Zeitpunkt hin oder von einem Zeitpunkt weg. 

Vom Tausendstel zurück ins Ganze 

Im Arbeitspaket kennt man die Begriffe frühester Beginn und spätestes Ende; dazwischen findet die eigentliche geplante (kalkulierte) Leistung statt. Davor und danach haben wir diese nun wie beschrieben um die Puffer davor bzw. danach sinnvoll ergänzt. 

Aus den einzelnen Arbeitspaketen können wir so die jeweiligen Aufgaben innerhalb der Meilensteinplanung sortieren (Strukturplan).  Viele Arbeiten sind parallel möglich oder finden versetzt statt, müssen aber innerhalb dieses verfügbaren Zeitraums eingepasst werden. So kommen wir damit wiederum pro Phase/Sprint/Meilenstein auf eine Zeitgröße und in Summe so auf das komplette Projekt.

Das Projekt wird dann wieder wie ein Puzzle zusammengesetzt. Vorhin hatten wir das Projekt in Meilensteine und unsere großen Aufgaben in kleine Arbeitspakete zerlegt, die wiederum alle zusammen mein komplettes Projekt darstellen. Wir haben die einzelnen Zeiten durch Verschieben und Konsolidieren optimiert und nutzen Leerlaufzeiten nun gezielt. 

Unter Berücksichtigung der o.g. Vorgehensweise haben wir damit nun einer vernünftigen Planung Raum für das Gesamtprojekt gegeben. 

Wie bekomme ich das nun im Tool abgebildet? 

So viel Theorie und Denkarbeit! Damit kann ich die Aufgaben nun mit diesen ganzen Überlegungen optimaler planen. 

Wie mach ich das aber nun in der Praxis? 

In der Smart Edition läuft das handwerkliche Doing übrigens recht simpel ab. Die benannten Aufgaben und Unteraufgaben werden bei SOLL-AUFWAND mit der (kalkulatorischen) Dauer versehen. 

 

Die Puffer berücksichtigst du in den Terminangabenträgst also beim FÄLLIGKEITSDATUM den entsprechend gepufferten Termin ein. Dies ist immer der Endtermin (Rückwärtsplanung). 

Mit der Funktion Gantt-Diagramm hast du übrigens eine hilfreiche Sicht auf deinen Projektverlauf. 

Der unglaubliche Vorteil von fertigen Vorlagen

Wie oben schon angekündigt: in der Smart Edition habe ich den riesigen Vorteil, dass ich hier vollumfängliche komplette Projektvorlagen nutzen kann. Direkt beim Starten des Projektes kann ich dabei unter den bestehenden Templates auswählen. Eine Übersicht inklusive Bewertungen hilft mir bei der Auswahl.

Die Vorlagen werden entweder explizit nach Themen/Projektarten zentral und individuell erstellt oder – was noch viel toller ist- aus allen abgeschlossenen Projekten automatisch (und neutralisiert) generiert.

Mehr dazu findet Ihr in diesem Beitrag: https://sharepoint-template.com/blog/nutzen-kompletter-projektvorlagen-in-der-smart-edition/

Das spart mir nicht nur unendlich viel Planungszeit, Suchen und “Rumgeklicke” sondern ist praktisch ein Garant, dass die Lessons Learned aus allen Projekten mit einfließen. Das geht so: Da Projekte in ihrem Verlauf ja stets angepasst werden müssen –  also eine zwangsweise Evolution erleben müssen, um erfolgreich abgeschlossen zu werden – bildet der Endstand dann das finale Optimum an Struktur, Aufgaben, Risiken etc. dar.

Und dieser Endstand wird dann automatisch neutralisiert in die Vorlagen übernommen und als neues Template zur Verfügung gestellt. Ich finde, das hat was!

Übrigens ist das “reaktive Leben” eines Projektes mit allen Änderungen und Anforderungen in der Smart Edition tatsächlich agil und flexibel “überlebbar”. Sehr gut sogar. Mit wenig Bürokratie – effektiv. Smart halt! Darauf gehe ich demnächst in einem weiteren Beitrag ein.

Die Entwicklung in Projekten von traditionell zu chaotisch

Ist Euch schon mal aufgefallen, dass sich unser Projektmanagement schleichend weiterentwickelt? Während wir früher brav (bzw. stur) in Wasserfall-Manier geplant und gesteuert haben, sind heut zunehmend agile Methoden im Spiel. Und trotz (oder wegen) der Unmengen an Tools und Möglichkeiten wird es irgendwie immer komplizierter. 

Mir kommt es zumindest so vor. Und -Hand aufs Herz- wie oft ist man ewig an der Planung dran, bis alles hier vorgenannte (und vergessene, verschwiegene Zeugs) alles berücksichtigt, überlegt und irgendwie “reingewurschtelt” hat. Da gehen doch nicht nur ein paar Stunden drauf…  Und dann macht das Projekt doch eh was es will – Oder?!

Habe kürzlich gehört, dass die Tendenz dahin geht,  lieber mutig drauflos zu probieren, statt ewig an einer Planung zu hocken, die im Grundsatz irgendwie eh zum Scheitern verurteilt ist.

Also einfach mal mutig und frech sein? So wie früher?! Was kostet ein halber Tag agil ausprobieren im Vergleich zu 3 Tagen Planungsaufwand und dem damit verbundenen “Durchpeitschen” der steifen Planung. Vielleicht versuch ich das mal…

Mein Fazit 

Eine gute Zeitplanung und Ausarbeitung der Aufgaben ist eine große Herausforderung, die maßgeblich zum Projekterfolg beiträgt! Ich muss alle Aktivitäten sinnvoll puffern und kombinieren. Mit der Smart Edition habe ich dafür  ein hervorragendes Tool-Set zur Verfügung, mit echt smarten Features. Auch und vor allem bei der späteren Umsetzung. Damit – und mit den VORLAGEN-  kann ich im Projekt eine Menge Zeit sparen und mich auf unsere Performance konzentrieren. Das ist cool! 

Probier´s doch auch einfach mal aus! 

Weitere Blogs von mir findet Ihr hier:  https://sharepoint-template.com/blog/
Mehr Informationen zur Smart Edition: https://sharepoint-template.com/projektmanagement 

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Bernd Hubmacher, Consultant Projektmanagement, Köllisch Gesellschaft für Prozessmanagement mbH/Konstanz. 
Davor 17 Jahre in einem IT Systemhaus als Projekt- und Servicedesigner, Trainer für Projektmanagement, Bidmanager, Qualitätsmanagement-Beauftragter. 

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