Virtuelles Projektmanagement: Smart Edition

Kennen Sie das?

Ein Projekt ordentlich zu managen bedeutet Hingabe und Konzentration. Es ist Zeit und Energie zu investieren, man ist viel unterwegs, hat viele Gespräche, prüft vieles nach und ist permanent damit beschäftigt, jeden und alles am Laufen zu halten. Das ist sicherlich kein Kinderspiel – obwohl es einem manchmal fast wie in einem Kindergarten vorkommt. Mein Projekt – es lebt! Und ich muss immer gut aufpassen dass es mir nicht entgleitet.

Und jetzt noch die Situation mit Ausgangssperre, Grenzen geschlossen, Arbeitsplätze verwaist?! Versammlungsverbote, Ansprechpartner nur im Home-Office zu erreichen? Wie soll ich jetzt mein Projekt ordentlich führen?! Mit VIRTUELLEM  Projektmanagement!

“Die Präsenzmeetings finden gefühlt sowieso zu häufig statt. Die Anreise frisst zu viel Zeit und Kosten. Statt im Stau zu stehen könnten wir in der Zeit prima etwas wegschaffen…”. Die Meeting-Teilnahme wird gerne vermieden wo immer es geht und die Dokumentation sowieso.

Aber mein Projekt ohne Meetings durchführen, ohne Abstimmungen und Abgleich der Ergebnisse?! NEVER EVER!
Auch ohne die Pandemie – Projekte und Meetings sind virtuell gut managebar.

Momentan haben wir leider eine erzwungene Notwendigkeit, unsere Projekte vermehrt oder gar ausschließlich virtuell zu führen. In diesem Blog möchte ich aufzeigen, dass es durchaus gute Möglichkeiten gibt, laufende Projekte erfolgreich zu weiter zu führen. Und was hier besonders zu beachten ist.

Virtuell fordert uns heraus!

Besondere Herausforderungen des virtuellen Arbeitens sind die Dynamik des „unsichtbaren“ Remote-Teams, auch die Kommunikation und besonders das Daily Business. Letzteres insbesondere in Bezug auf Abarbeitung der Aufgaben, Steuerung und Dokumentation.

Als Projektmanager muss ich mit dem Team auch anders kommunizieren, um die Distanz zwischen virtuellen Teams innerhalb einer Organisation zu beseitigen. Dabei sind ganz besonders die Kommunikations-Skills und ein hohes Maß an sozialer Kompetenz gefordert. Ich muss dabei wissen, wie ich meine Mitglieder entsprechend engagiere. Auch wie wir dennoch effektiv zusammenarbeiten und uns einander vertrauen können, um die angepeilten Ergebnisse des Teams zu erreichen.

Ebenso muss ich den Kunden mit einbinden können, um beispielsweise Reviews oder Teilabnahmen durchführen zu können. Die virtuelle Kooperation ermöglicht es, mein Team zusammenzubringen, wo auch immer sich der Einzelne befinden möge.

Tools wie z.B. Microsoft Teams oder gegeben falls auch Instant Messenger, Telefon und Video Konferenzen, bieten die Möglichkeit, Bildschirme teilen und die Teilnehmer zu sehen. Kollaborationssoftware, die die Kommunikation vereinheitlichend unterstützt und eine zentrale Datenablage (als Repository) können mir dabei wirklich gut helfen. Das alles ist glücklicherweise bereits verfügbar.

In der Praxis

…muss ich mir in meinem Projekt zunächst bewusst machen, welche Dinge ich bei der virtuellen Kooperation besonders beachten muss.

  • Wir alle brauchen den regelmäßigen Kontakt. Auch die Interaktion der Teammitglieder untereinander während des Projektverlaufs muss sichergestellt sein
  • Als Projektmanager brauche ich mehr Zeit, um zu verstehen was benötigt wird und wie jedes Teammitglied tickt. Dazu brauche ich mehr Sorgfalt bei der Planung der Kommunikation innerhalb des virtuellen Teams
  • Wir müssen klare Arbeitsweisen und Kommunikationsregeln vereinbaren. Und uns alle im Vorfeld die nötige Zeit nehmen, um als Team zusammenzuwachsen
  • Laptop sind heutzutage bereits ein guter Standard. Aber auch der heimische PC oder gegeben falls per Smartphone ermöglichen eine Online Teilnahme.
  • Headsets sind zu empfehlen, man hört besser und hat die Hände frei
  • Für die Online-Kommunikation macht es Sinn, so viel wie möglich von der Körpersprache mitzubekommen. Um Unaufmerksamkeit erkennen und Konflikte zu vermeiden. Daher will ich mein Team sehen können
  • Dass alle ihre Mikrofone stumm schalten und wenn Sie einen Beitrag leisten Ihren Namen nennen sollte selbstverständlich sei

übrigens

  • Erfahrungsgemäß werden wir alle bei „Dauerberieselung“ wahrscheinlich irgendwann geistig abdriften. Und irgendwelche andere Dinge tun, denn „das betrifft mich ja jetzt gerade nicht“. Daher macht es Sinn, die Teilnehmer alle aktiv einzubeziehen: Im Pollingverfahren regelmäßig direkt ansprechen und nach ihren Kommentaren zu befragen. Ich empfehle so alle zwanzig Minuten eine „Blitzlichtrunde“
  • Bilder von den Gesichtern der Teammitglieder helfen ihnen, sich zu mit „Ihrem Projekt“ besser engagieren. Und die vielen Aufgaben zu priorisieren die sie erledigen müssen
  • Eine Dokumentation der Online Session kann beispielsweise per Video-Aufzeichnung denjenigen helfen, die eine Sitzung verpasst haben. Das hilft übrigens auch extrem gut gegen Projektdemenz. Selbstredend muss das Meeting mit den Inhalten, Ergebnissen und Aufgaben dokumentiert werden!

So oder so, virtuelle Projekte sind heute locker machbar, also lasst uns unsere Projekte weiter managen! Die Smart Edition bietet mir hier übrigens gute und sehr praktische Möglichkeiten, wie ich nachfolgend kurz aufzeigen möchte.

So einfach geht das mit der Smart Edition

Mit der Smart Edition kann ich souverän virtuell arbeiten! Der Zugriff erfolgt einfach per Browser, jederzeit und von überall.

  • Gemeinsame kollaborative Bearbeitung des Projekts und der Projektaufgaben – egal wo ich bin und an welchen Geräten ich sitze
  • Direkt während der Bearbeitung können wir einfach und direkt über die Aufgabenkarte miteinander kommunizieren und dokumentieren
  • Ich sehe eine einfache und intuitive Oberfläche, mit der ich schnell zurecht komme
  • Bei anstehenden Terminen werde ich per Mail erinnert und komme per Klick direkt an die Aufgabe
  • In der Planung kann ich meine Abläufe schnell strukturieren, die Aufgaben übersichtlich planen und zuordnen
  • Mit dem Dashboard kann ich schnell einen Überblick über alle laufenden Projekte erhalten
  • Ich kann die Verfügbarkeit aller Ressourcen einsehen und den Stand der Bearbeitung
  • Per Filter und angezeigtem Avatar kann jeder sofort erkennen, wer zuständig ist. Oder welchen Status die Aufgaben haben und bis wann ich noch Zeit habe
  • Alle Dateien sind direkt in die jeweiligen Aufgabenkarten integriert. Eine zentrale Ablage als separates Repository ist damit hinfällig
  • Über die integrierten Checklisten kann ich direkt erledigtes und offenes sehen.
  • Mit dem Easy Meeting Verfahren können jederzeit die aktuellen Veränderungen dokumentiert werden. Protokolle kann ich automatisiert erzeugen und manuell nachbearbeiten
  • Risiken und Changes kann ich direkt im Tool bearbeiten und deren Maßnahmen managen

Beispiek Kommunikation über die Kommentare der Aufgabenkarte

Mein Fazit

Dies alles kann im Rahmen eines Online Meetings auch gemeinsam angesehen und bearbeitet werden.

Alle haben so zu jeder Zeit den exakt gleichen Stand des Projektes. Ich schiebe keine zusätzlichen „mach-ich -später-fertig“-Dokumentationen vor mir her. Und vor allem muss ich keine Dateien und Protokolle hin- und hermailen.

Mit der Smart Edition habe ich Tool für alle und alles! So kann ich´s auch virtuell!

Weitere Informationen findet Ihr unter https://sharepoint-template.com/projektmanagement.

Titelbild: Quelle PIXABAY

Risikomanagement in der Smart Edition

Kennen Sie das?

Das Projekt kommt in Schieflage und Sie müssen sich Dinge anhören wie „Das musste ja schiefgehen“, „hätt´ ICH Euch ja gleich sagen können.“. Oder „Wieso hat denn da niemand…!?“

Und der Projektmanager hat nun den ganzen Ärger. Warum? Vielleicht haben wir zu lax geplant, Risiken nicht sehen wollen? Aus Angst, wieder der zickige „Spielverderber“ zu sein?

Ein Risiko ist ein Risiko ist ein Risiko.

…und bleibt auch eines! Denn von allein wird es in den seltensten Fällen weggehen – und wenn ich es ignoriere wird es nicht besser – im Gegenteil: gemäß Murphy´s Law wird alles schiefgehen, was schiefgehen kann. Dabei können wir Risiken sehr effektiv behandeln; dazu müssen wir aber mutig hinsehen und nicht wegschauen!

Risiken können beispielsweise durch geplante Maßnahmen in der Eintrittswahrscheinlichkeit verringert werden.  In dem wir Puffer einplanen, problematische Situationen entschärfen, oder uns bei bestimmten Dingen explizit vorbereiten.

Ein Plan B kann von großem Nutzen sein, auch eine frühzeitige gezielte Information über erwartete Unannehmlichkeiten. Das bewusste Einbinden der Stakeholder oder das rechtzeitige Bereitstellen von mehr/anderen Ressourcen kann wahre Wunder wirken. Damit können die Auswirkungen minimiert werden.

Ich kann mir mit den beteiligten Parteien ein Risiko teilen, vielleicht sogar an (Zulieferer, Kunde) komplett abwälzen. Oder es gar regelrecht versichern. Oder es schlicht akzeptieren.

Chancen!

Jedes (behandelte) Risiko stellt auch wiederum eine echte Chance dar! „Wer nichts wagt, der…“ und während die einen lieber schweigen und wegsehen, gehen die anderen aktiv und offen damit um. Das sind die wahren Helden im Projekt, die sich von der Masse abheben und zu Gewinnern werden. Und falls es doch schief gehen sollte – es war uns (und dem Kunden) bewusst!

In meinem Dasein als Qualitätsmanagement-Beauftragter und Projektmanager-Leben habe ich gelernt, dass nichts schlimmer ist, als erst nach einem Scheitern zu offenbaren, dass man davon schon zuvor wusste. Das kennen wir alle aus den Nachrichten.  Seien es „bekannte Gefährder“, wenn die “Milch ist alle ist“ oder die aktuelle „Corona Pandemie“ die mich persönlich ja sowieso nicht betrifft.

Ab wann ist ein Risiko eigentlich ein Risiko?

Jetzt will ich als Projektmanager ja lieber als selbstbewusst statt leichtsinnig wahrgenommen werden. Darin stecken zwei wichtige Wahrheiten: BEWUSST SEIN und SINNHAFTIGKEIT.

In meinem Projekt sehe ich prinzipiell jedes Element/Ereignis als Risiko an, das einen möglichen negativen Einfluss auf meine Projektziele bedeutet. Sprich: was kann die Erreichung meiner Ziele (Time/Quality/Budget) beeinträchtigen.

Sich wie an Sylvester erst gar keine Ziele zu setzen ist im Projekt leider keine Lösung. Denn ohne zeitlichen Rahmen, zu planenden Kosten und einem finalen Ergebnis hätte ich ja auch gar kein Projekt, sondern einen Auftrag á la grüne Wiese.

Risiken können sind beispielsweise so eingeordnet werden:

  • vernachlässigbar/unkritisch
  • leicht kritisch (mit leichter negativer Auswirkung)
  • kritisch (mit stark negativer und deutlich merkbarer beeinträchtigender Auswirkung)
  • projekt-gefährdend

Daher schaue ich bei meiner Planung kritisch auf alle Faktoren und angepeilte Ergebnisse, die mir schaden könnten und wie wahrscheinlich es passiert? Wie würde es sich maximal auswirken?

Wichtige Schlagworte: Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. Das sind die Grundfragen, aus denen sich prima die Risiko-Einschätzung ermitteln lässt. Und ab wann es unbedingt behandelt werden muss.

Risiko-Analyse in der Praxis

In eine vernünftige Risiko-Analyse sollte bei der Planung jedes Projektes immer bewusst Zeit investiert werden (Risiko-Workshop einplanen). Damit das „Firefighting“ im späteren Projektverlauf minimiert wird. Wir sparen also mit Sicherheit mehr Zeit/Verluste als wir initial in die Planung investieren.

Transparenz vor Schadensbegrenzung! Gewinn statt Verlust! VOR.denken statt NACH.zahlen – sind hier meine Maxime. Daher baue ich mir immer (IMMER) eine Übersicht der Unsicherheiten und Gefahren meines Projektes, betrachte die Wahrscheinlichkeiten und mögliche Auswirkungen. Daraus leiten wir dann gemeinsam ab, was wir im Einzelfall tun können/müssen, um hier zu vermeiden, verringern, abzuschwächen etc. Hier ist es wichtig, auch die erfahrenen Haudegen nach Ihren Erfahrungen zu fragen, genauso wie die Sicht komplett Unbeteiligter (nicht betriebsblinder) interessante Überlegungen bringen kann.

Dies wird natürlich transparent und schriftlich per Risiko-Matrix bzw. Risc Log nachvollziehbar abgebildet:

  • Risiko-ID und -beschreibung, zugehöriges Arbeitspaket (wenn vorhanden)
  • Auswirkung bzw. Tragweite
  • Eintrittswahrscheinlichkeit und -indikator
  • Tragweite, Geschätzter Schaden
  • Mögliche Gegenmaßnahme(n)

Es lebt!

Übrigens leben und verändern sich Risiken im Laufe des Projektes durch alle möglichen Faktoren:
neue Einflüsse tauchen auf, weitere Player betreten das Spielfeld, ungeahnte äußere nicht beeinflussbare Ereignisse passieren.

Dies alles immer mitzubekommen, BEWUSST und mit SINNHAFTIGKEIT in die Waagschale zu werfen – keine leichte Aufgabe, Risiko-MANAGEMENT halt.

In einem meiner Projekte war es zum Beispiel wertvoll, bereits im Vorfeld die User zu informieren, was bei der Umstellung auf sie zukommt (mehrere Stunden kein Zugriff). Oder den Service-Desk von Anfang an entsprechend zu integrieren, um eine Gemeinschaft anstelle von Fronten zu erzeugen. So konnte ich die Erwartungshaltungen, Leerlaufzeiten und Ärger gezielt reduzieren.

Überraschung!? Eigentlich nicht!

Bei einer vor Ort Begehung kann ich “In Echt” erkennen, dass die DIE STUFE VOR DEM EINGANG ums Verrecken nicht mit dem Hubwagen von einer Person passierbar ist. Oder dass der Durchgang für das Server-Rack zu schmal/zu niedrig ist, zu wenig Lagerfläche für alt und neu bereitsteht, ein LKW eine eigene Logik zum Be- und Entladen hat, irgendwie doch nicht ins Parkhaus passt. Oder dass zum Ausladen eine Park-Sondergenehmigung einzuholen ist. Und dass es keine gute Idee ist, alle 14 Standorte zeitgleich umzustellen, dass eine Pilot-Installation/ein Testlauf VOR dem Massen-Rollout gut gewesen wäre.

Oder, dass der eine oder andere es nicht so mit Genauigkeit beim Ausmessen hat, dass dieses Klientel sehr besonders ist. Dass manchen die Brandschutzverordnungen oder Lizenzverträge egal sind, dass Freitag nachmittags in der Behörde nicht alle Arbeitsplätze besetzt sind. Und, dass die Spezialmaschinen halt nur mit einem veralteten Betriebssystem laufen, dass Ressourcen auch nicht endlos belastbar sind, dass dieser Stecker absolut nicht gezogen werden darf, dass Rauchmeldern egal ist ob man nur kurz was in der Mikrowelle erwärmen wollte.

Und dass wie vermutet nicht alle Leute Mails oder Kalender lesen können und Anfahrten im Berufsverkehr viel länger dauern. Oder dass ab 18 Uhr die Security  ungemütlich wird, wenn sie nicht über die Umstellung informiert wurde. Und dass nur vorhandene Schlüssel Türen öffnen oder dass das Übertragen der Daten durchaus besser geht, wenn noch/schon ein Rechner im Netz verbunden ist.

Und dass der olle Murphy immer Recht haben muss!

Mein Tipp

Meistens sind es die Kleinigkeiten! Was hätte ich durch aktive vorbeugende Betrachtungen und abgeleitete Maßnahmen davon alles vermeiden können!

Das Geheimnis des Erfolges liegt hier in Bewusstsein, Transparenz und Realismus! Und bei unseren Lessons Learned! Wer hätte Anfang 2020 jemals eine Corona Pandemie ernsthaft als Projektrisiko einbezogen?! Ich jedenfalls nicht! Auch dies wird künftig ein kontinuierlicher Aspekt meiner Planung sein.

Die Smart Edition bietet hier gute Möglichkeiten, Risiken bewusst und sauber zu managen.

So einfach geht das mit der Smart Edition

Mit der Smart Edition kann ich beispielsweise schon initial komplette und ausgereifte Projektvorlagen nutzen, die bereits meine fertigen Checklisten beinhalten. Oder ich kann mit dem integrierten Risiko-Board meine Risiken und dazugehörigen Maßnahmen leicht definieren und überwachen.

Im Bereich des Work-Boards gibt es dazu einen eigenen Bereich. Dazu wurden bei der Smart Edition die Risiken des Projekts in verschiedene Kategorien aufgeteilt:

  • Wirtschaftliche Risiken: finanzielles – offene und vor allem verdeckte Kosten, Rücklagen…
  • Technische Risiken: Technologie, Updates bei Hard- und Software, Anschlüsse, Lizenzen …
  • Personelle & organisatorische Risiken: Genehmigungen, Ressourcen, bauliches, Abläufe, Transport …
  • Terminliche & abwicklungs-technische Risiken: Kritischer Pfad, Abhängigkeiten, Puffer…
  • Zulieferer Risiken: Externe, Qualität, Lagerung, Transport, Verfügbarkeit, Chargen, Releases…

Zu jedem Risiko können wie einer Aufgabenkarte eine oder mehrere Maßnahmen definiert werden. Dafür muss das Feuerlöscher-Symbol im Aufgaben-Menu angeklickt werden. Es öffnet sich dann eine Maßnahmen-Aufgabe, welche ins Detail beschreibt, welche Maßnahmen wann und wie zu ergreifen sind.

Zu einem Risiko können mehrere Maßnahmen erfasst werden. Das System erinnert, wann und von wem eine Überwachung der Risiken und Maßnahmen erfolgen soll; der Termin dazu wird in der Karte eingetragen.

Des Weiteren werden über die Karte alle laufenden Bewertungen und Arbeiten zum Risiko sowie zu den dazugehörigen Maßnahmen lückenlos dokumentiert.

Risiko- und Maßnahmenkarte zeigen neben dem Titel ein Bemerkungsfeld, einen Termin-Status, vorhandene Checklisten mit Status und die jeweiligen Verantwortlichen an; ein Label kann individuell erstellt werden. Das Symbol der Maßnahme ist ein Feuerlöscher; ein Risiko zeigt in seiner Karte das Feuer- Symbol an.

Falls in einer Kategorie kein Risiko vorliegen sollte, empfehle ich, dies durch das Anlegen eines Risikos mit der Bezeichnung“ kein Risiko“ zu dokumentieren (wurde also nicht in der Betrachtung vergessen)

Liebe Projektmanager, ich wünsche Euch den Mut, um den Risiken ins Auge zu blicken, bei Eurem Risikomanagement und ermahne Euch: tut es!! Denn nur gemanagte Risiken sind gute Risiken!

Weitere Informationen findet Ihr unter https://sharepoint-template.com/projektmanagement

Mit Projektvorlagen strukturiert zum Ziel mit der Smart Edition

Kennen Sie das?

Neulich im Büro… „Plan doch mal kurz das Projekt durch, wir müssen schon morgen damit loslegen.“ „Klar, mach ich gleich“ – sag ich noch souverän und frage mich dabei, wie ich das überhaupt angehen soll. Da hatte doch neulich mal ein Kollege ein ähnliches Projekt gemacht, den könnt ich doch mal fragen, wo er das abgelegt hat. Ach so, ja lokal… und er hat keine Zeit mir das zu schicken…- ja klar.

So – wie fange ich jetzt an? Ok, dann halt wieder mit „Datei Neu“… oder mit der Smart Edition!

Die Smart Edition bietet Projekte als komplette Vorlagensets

Mit der Smart Edition „SE“ ist das zum Glück kein Problem mehr. Hier kann ich meine Projekte beim Anlegen bereits mit einer fundierten Vorlage starten, die alle Strukturen und Templates beinhaltet. Auch alle Checklisten, Risiken und Dokumente sind dann in der Vorlage bereits integriert.

„YES I CAN“ – jetzt mal „kurz planen“…

Übrigens kann ich die Vorlagen natürlich selbst themenspezifisch erstellen und pflegen; aber auch aus allen abgeschlossen Projekten werden automatisch neutralisierte Vorlagen erstellt.

So einfach geht das mit der Smart Edition

Neues Projekt anlegen

Beim Start eines neuen Projektes kann ich aus unseren verschiedenen thematischen Projektvorlagen die passende auswählen, um zügig mit dem Projekt zu starten. Dabei stehen mir mandanten-übergreifende  Muster-Vorlagen (V) oder ein abgeschlossenes Projekt (P) zur Verfügung.

Die von den Anwendern bewertbaren Vorlagen bestehen aus kompletten Project-Boards mit allen

  • Strukturen
  • Aufgaben
  • Meilensteinen
  • Checklisten

Stammdaten eingeben

Die Stammdaten sind als Basis für die Verwaltung und spätere Suchen selbstredend elementar; dabei handelt es sich um grundsätzliche Angaben wie Projektname, Beginn und Ende, eine Kurzbeschreibung, Auftragsnummer, Kunde, das Team.

Dies gebe ich zuerst ein, wähle dann eine passende Vorlage – und schon wird mein neues Projekt mit den eingegeben Inhalten im Hintergrund generiert und nach kurzer Wartezeit angezeigt.  Komplett!

Die Bearbeitung kann beginnen.

Vorlagen anlegen

Die Vorlagen werden auf 2 Wegen erzeugt: Generierung einer kompletten Neuanlage als Template oder automatisiertes Wandeln eines abgeschlossenen Projektes.

Abgeschlossene Projekte werden dabei automatisch vom System neutralisiert (Kundendaten…) und bieten den Vorteil, dass allen Aufgaben, Risiken und ergriffenen Maßnahmen aus dem gesamten „Leben“ hier schon inkludiert vorliegen. Dies bedeutet die maximale Knowhow Nutzung über das gesamte Unternehmen hinweg!!

So lege ich ein neues Musterprojekt neu an:

Dazu erstelle ich die Vorlage –  genauso, wie ich ein Projekt bauen würde:

Dabei agiere ich wie gesagt, wie wenn ich das Projekt in echt im Detail bauen würden. Nur ordne ich noch keine Ressourcen und Termine zu, das kommt dann erst bei der späteren Neuanlage. Ansonsten ist das Projekt planerisch komplett auf mein Thema zugeschnitten, so dass ich später „Klick und Zack“ loslegen kann

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass der allerbeste Invest in ein Projekt eine gute Vorbereitung ist, da VORDENKEN viel weniger schmerzt als NACHZAHLEN. Und einmal sauber aufgesetzt, werden alle darauf aufbauenden künftigen Projekte ein Vielfaches dieser Vorbereitung einspielen!

Weniger Streß, mehr Performance, weniger vergessen, Konzentration auf das Wesentliche, YES! Ich profitiere von den bereits unternehmensweit gesammelten Erfahrungen, indem ich auf Knopfdruck Struktur und Wissen aus anderen Projekten als Grundlage für mein neues Projekt nutzen kann.

Weitere Informationen findet Ihr unter https://sharepoint-template.com/projektmanagement

Projektmanagement Checklisten in der Smart Edition optimal nutzen.

Kennen Sie das?

Das Kreuz mit dem Kreuz! Eben hat es doch noch soooo gut ausgesehen, unser Projekt; wir waren in Time und ausnahmsweise in Budget – und eben kippt das Projekt.  Und woran lag´s? An einem einzigen Kreuz!! Irgendwie wurde übersehen, dass hier ein klitzekleines Kreuzlein fehlt. Und schon zickt der Kunde, verweigert die Abnahme, die Termine müssen umgeplant werden, ein Change muss her oder wir müssen noch mal mächtig zupacken, um das wieder hinzubiegen.

Freud und Leid

Checklisten… Beim Einen löst das Stress und spontane Kopfschmerzen aus (mancher Tekki scheint hier Allergien zu entwickeln. Klar – er muss ja auch in der Praxis ausbaden, was unsereins am grünen Tisch so fabriziert).  Andere Planer wiederum produzieren vermehrt Adrenalin – bietet doch eine Checkliste die Möglichkeit, exakte Ergebnisse zu produzieren und aktiv gegen die Projektdemenz zu planen.

Die zwei Arten von Checklisten

In meinen diversen Projektleben habe ich zwei Arten Checklisten kennengelernt: Die für Abnahmen zum Abhaken lassen (Abhacken war eher die Androhung für die Tekkies bei fehlender Unterschrift), im Sinne von JA!- wurde abgeliefert, geleistet, getestet, funktioniert! Und die planerischen Checklisten, im Sinne von Aufgabe erledigt. Die ersteren sind gut in Excel abzubilden, die zweiten sind Gegenstand des Projektmanagements. Beide dienen der Dokumentation im Projekt und beide entscheiden über Erfolg und Verderb…

Praxistipp: Abnahme-Checklisten

Bei meinen Projekten war die „Abnahme-Checkliste“ immer mit das wichtigste Dokument im ganzen Projekt, da darüber der Fortschritt des Projektes sukzessive dokumentiert und abgesichert wurde. Zum Beispiel wurden in meinem Change Projekt bei einem Pharmaunternehmen hunderte Festplatten mit neuen OS und gesäuberten Lizenzen und allen Daten zentral vorbereitet und beim Anwender dann mal kurz getauscht: „Switch on – work on…“. Die ausgebauten HDDs wurden dann zentral gesichert und nach einem Wipe neu betankt in den Kreislauf gebracht.

Eine einzige HDD, die hier gefehlt hätte (Forschungsdaten…) undenkbar => Panik! Gegenwirkend habe ich auf der Abnahmecheckliste ein Feld ergänzt: „alte HDD mitgenommen; SNr: ___“. Und dies gepaart mit der Unterschrift des jeweiligen Users. Und IMMER wenn ein Tekki ohne Kreuzlein und Servus zurückkam, war Monopoly angesagt („gehe direkt über LOS:  lauf schnell noch mal hin- oder verlasse jetzt sofort mein Projekt für immer“).

Noch ein Tipp: bei Abnahmechecklisten habe ich IMMER 2 Felder erstellt (JA und NEIN), denn bei nur einem Feld ist für mich ein fehlendes Kreuz kein eindeutiger Status. Bei NEIN plus Kundenunterschrift (+ Bemerkung) ist klar, wenn etwas nicht erfüllt ist (z.B. nicht getestet, weil gerade kein Netzwerk funktioniert, oder er will die alte Hardware nicht hergeben). DAS ist dann eindeutig und gut für den PM Hintern.

Und ich habe auf diesen Listen auch gern gleich Gebäudepläne, Ansprechpartner und Vorgaben („keine Einrichtung des Desktop Hintergrunds erlaubt…“) verewigt – eine Checkliste für alle(s).

Die Smart Edition kann Checklisten

Beide Arten von Checklisten sind in der Smart Edition hervorragend und vor allem sehr einfach einzubinden:

  1. In jeder Aufgabenkarte kann ich bestehende Dateien (wie meine Excel Rollout-Checkliste) einfügen oder einfach live neu erstellen.
    Dies geschieht übrigens auf Basis „unserer“ hinterlegten Firmentemplates, was mir viel Zeit spart (bei Seite einrichten)
  2. Abzuarbeitende Checklisten werden auf der Karte einfach mit der entsprechenden Funktion erstellt. Nach Erledigung wird die Aufgabe dann einfach als erledigt angehakt. Und mit diesem Klick ist die Dokumentation auch schon erledigt. Noch offenes ist auf diese Weise ebenso sofort zu sehen.

   

Innerhalb der Aufgabenkarte kann ich die Checklisten übrigens auf- bzw. zuklappen, was die Übersicht und Bearbeitung vereinfacht.

In der Praxis sehe ich als PM dann bereits direkt auf der Karte, wie viele der Checklistenpunkte aktuell bereits abgearbeitet sind.

Die hatten wir doch neulich schon mal irgendwo ….

“Ja wo war das denn”? Wer suchet, der… ist in dem Fall wohl zu faul gewesen, seine Listen zu pflegen!

Apropos Lessons Learned – als guter Projektmanager leben und wachsen meine Checklisten mit jedem Projekt. Denn sobald ich etwas verbessern und optimieren kann mache ich das SOFORT und füge dazu beispielsweise bei der Checkliste direkt ein neues Feld/Element hinzu – auf dass wir jeden Fehler nur einmal machen!
Und beim nächsten Projekt profitieren auch alle Kollegen direkt von meinem kleinen zeitlichen Invest, da die verbesserte Version sofort allen zur Verfügung steht. Einer für alle!

Ein wesentlicher Mehrwert der Smart Edition ist übrigens, dass ich alle Checklisten bereits in die Projektvorlagen einbinden kann.

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass der allerbeste Invest in ein Projekt die gute Vorbereitung ist, da VORDENKEN viel weniger schmerzt als NACHZAHLEN. Und einmal sauber aufgesetzt, werden alle darauf aufbauenden künftigen Projekte ein Vielfaches dieser Vorbereitung einspielen!

Weitere Informationen findet Ihr unter https://sharepoint-template.com/projektmanagement

Projektplanung: phasen- versus objekt-orientiert

Kennen Sie das?

So, nun sitze ich vorm Rechner und will meinen Projektplan erstellen. Wie fange ich aber jetzt an? Ist es besser die Abläufe nach Phasen zu planen oder ist es besser, mich nach den Objekten zu orientieren? Was verbirgt sich dahinter?

Phasen-orientiert

Häufig werden Projekte nach dem klassischen Wasserfallmodell geplant. Hier folgt ein logischer Schritt nach dem anderen; wobei in aller Regel erst eine Phase abgeschlossen sein muss, bevor der nächste begonnen werden kann.

Am Beispiel eines Hardware Rollouts verdeutlicht könnte das so aussehen:

  1. Zuerst wird die Hardware beschafft
  2. Erst wenn diese eingetroffen ist, können wir mit dem Vorbereiten beginnen. In unserem Fall mit der Softwareinstallation
  3. Danach kann alles zum Ort des Aufbaus geliefert werden
  4. Nachdem die Ware vor Ort eingetroffen ist können wir beginnen, die alte gegen die neue Hardware auszutauschen
  5. Und erst nach erfolgtem Austausch kann der Funktionstest im Netzwerk und eine Abnahme erfolgen.

Soweit so einfach – wobei sich hinter jeder Phase natürlich eine Menge weiterer Aufgaben verbergen. Wie z.B. vor der Beschaffung die Konfigurationen zusammenzustellen und das Mengengerüst zu erstellen. Oder die später zu installierende Software zu bestimmen, den Einsatztermin und das Team bestimmen etc.. Und auch dies kann wiederum jeweils weiter vertieft werden.

In der Praxis

So entsteht sukzessive ein Ablaufplan, der alle Aufgaben sequenziell darstellt. Abhängigkeiten entstehen praktischerweise fast wie von alleine, schon aufgrund des zeitlichen Verlaufs.

Ein wichtiges Merkmal ist, dass jeder Phasenübergang recht simpel qualitätsgesichert werden kann. Beispielsweise per Quality Gate, separater (Teil)-Abnahme etc. – welche Kriterien müssen also erfüllt sein, um anschließend weitermachen zu können.
In aller Regel ergeben sich aus den Phasenabschlüssen auch konkrete Meilensteine.

Weitere Phasenmodelle könnten auch sein:

  • Produktplanung => Entwicklung Prototyp => Markteinführung => Support => End of Life/Nachfolger planen
  • Konstruktion => Bauplanung => Ausführung => Einweihungsfest
  • Adressmanagement => Marketing => Telesales => Versand

Objekt-orientiert

Einen anderen Ansatz verfolgt die objektorientierte Planung: Der planerische Fokus liegt hierbei auf einzelnen Aspekten/Objekten. Alles kann so parallel geplant werden, wobei jedes Planobjekt in sich betrachtet wird, was dort/darin alles passieren soll.

Am Beispiel des Umzugs eines Unternehmens innerhalb des Firmengebäudes könnte das so aussehen:

  1. In der alten Etage muss zunächst die Räumung erfolgen, um dann die Reinigung vornehmen zu können.
  2. Für die neue Etage benötigen wir zuerst den Sitzplan, dann muss noch renoviert werden bevor die Möbel gestellt werden können.
    Erst dann können die Arbeitsplätze eingeräumt werden.
  3. Der Transport wird von einem externen Unternehmen durchgeführt.
    Dazu muss alles erst ausgeräumt und verpackt sein. Der Partner stellt und Transportbehälter zum Einräumen zur Verfügung und bringt diese dann von A nach B.
  4. Das alles muss natürlich kontrolliert werden: liegen wir noch im Budget, funktionieren die Gerätschaften etc.

Abfolgen werden hier über Termine und Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben reguliert. Die Durchführung durch verschiedene Teams/Ansprechpartner wird über die Ressourcen-Zuordnung geplant.

Weitere Objektmodelle könnten sein:

  • Entwicklerteam / Vertrieb / Management / QM / Anwender
  • Filiale München / Filiale Hamburg / Zentrallager Kassel /Verwaltung Frankfurt
  • Küche / Rezeption / Service / Haustechnik / Personal
  • Produktion Bangladesh / Logistik / Zollabwicklung / Schuhfabrik / Lagerort / Ladengeschäft

Die Smart Edition bietet beide Ansatzpunkte

Im echten Leben wird häufig eine Kombination beider Planungsmethoden angewandt. Ich hatte beispielsweise einen internationalen Server-Rollout quer durch Europa geplant und gemanagt. Die Durchführung an sich erfolgt zwar in Phasen (Beschaffung, Lieferung, Installation), aber die planerische Sichtweise ist auf die einzelnen Lokationen (Objekte) abgestimmt. Die Abläufe als solches sind zwar identisch, aber die Anforderungen sind in Budapest andere als in Stockholm und meine Techniker-Teams müssen jeweils von Lokation zu Lokation reisen.

Auch hier liegt das Geheimnis des Erfolges (den hatten wir auf ganzer Linie) in einer durchdachten Planung einer sehr detaillierten Vorgehensweise. Bis auf Ebene der einzelnen Übernachtungen und jeweiligen Fahrtstrecken.

So einfach geht das mit der Smart Edition

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass der allerbeste Invest in ein Projekt eine gute Vorbereitung ist, da VORDENKEN viel weniger schmerzt als NACHZAHLEN. Und einmal sauber aufgesetzt, werden alle darauf aufbauenden künftigen Projekte ein Vielfaches dieser Vorbereitung einspielen!

Projekt strukturieren

Die Smart Edition bietet mir hier einen effektiven Ansatz, ein solches gemischtes Projekt aufzusetzen:

  1. Zuerst erstelle ich meine Phasen oder Objekte als Listenüberschriften, je nachdem, wo in meinem Projekt der planerische Fokus zu setzen ist
  2. Dann füge ich den Listen die notwendigen Aufgabenkarten hinzu und sortiere diese innerhalb der Liste.
    Ich erstelle die jeweiligen Unteraufgaben
  3. Meilensteine kennzeichne ich als solche.

So stelle ich erst meinen Plan zusammen, danach beginne ich, mit der Detailplanung:

  • Aufgabenbeschreibungen erstellen
  • Abhängigkeiten zuweisen
  • Die Checklisten innerhalb der Aufgaben erzeugen und benötigte Dateien erzeugen bzw anhängen
  • Dann weise ich allen Aufgaben die zuständigen Ressourcen zu
  • Und lege die Termine fest

Eins meiner persönlichen Highlights der Smart Edition ist das Arbeiten mit den Labels:

Mit dem integrierten Farbleitsystem kann ich durch individuelle Labels weitere Informationen frei wählbar farblich darstellen.  Prioritäten, Phasen, kritischer Pfad, zugeordnete Zuständigkeiten und vieles mehr. So kann ich auch Phasen oder Objekte kennzeichnen.

In den oben gezeigten Darstellungen verwende ich Phasen-Labels. Bei der objektorientierten Planung zeige ich damit die Teams bzw. Ressourcen an.

Weitere Informationen findet Ihr unter https://sharepoint-template.com/projektmanagement.