Kennen Sie das?

Ein Projekt ordentlich zu managen bedeutet Hingabe und Konzentration. Es ist Zeit und Energie zu investieren, man ist viel unterwegs, hat viele Gespräche, prüft vieles nach und ist permanent damit beschäftigt, jeden und alles am Laufen zu halten. Das ist sicherlich kein Kinderspiel – obwohl es einem manchmal fast wie in einem Kindergarten vorkommt. Mein Projekt – es lebt! Und ich muss immer gut aufpassen dass es mir nicht entgleitet.

Und jetzt noch die Situation mit Ausgangssperre, Grenzen geschlossen, Arbeitsplätze verwaist?! Versammlungsverbote, Ansprechpartner nur im Home-Office zu erreichen? Wie soll ich jetzt mein Projekt ordentlich führen?! Mit VIRTUELLEM  Projektmanagement!

“Die Präsenzmeetings finden gefühlt sowieso zu häufig statt. Die Anreise frisst zu viel Zeit und Kosten. Statt im Stau zu stehen könnten wir in der Zeit prima etwas wegschaffen…”. Die Meeting-Teilnahme wird gerne vermieden wo immer es geht und die Dokumentation sowieso.

Aber mein Projekt ohne Meetings durchführen, ohne Abstimmungen und Abgleich der Ergebnisse?! NEVER EVER!
Auch ohne die Pandemie – Projekte und Meetings sind virtuell gut managebar.

Momentan haben wir leider eine erzwungene Notwendigkeit, unsere Projekte vermehrt oder gar ausschließlich virtuell zu führen. In diesem Blog möchte ich aufzeigen, dass es durchaus gute Möglichkeiten gibt, laufende Projekte erfolgreich zu weiter zu führen. Und was hier besonders zu beachten ist.

Virtuell fordert uns heraus!

Besondere Herausforderungen des virtuellen Arbeitens sind die Dynamik des „unsichtbaren“ Remote-Teams, auch die Kommunikation und besonders das Daily Business. Letzteres insbesondere in Bezug auf Abarbeitung der Aufgaben, Steuerung und Dokumentation.

Als Projektmanager muss ich mit dem Team auch anders kommunizieren, um die Distanz zwischen virtuellen Teams innerhalb einer Organisation zu beseitigen. Dabei sind ganz besonders die Kommunikations-Skills und ein hohes Maß an sozialer Kompetenz gefordert. Ich muss dabei wissen, wie ich meine Mitglieder entsprechend engagiere. Auch wie wir dennoch effektiv zusammenarbeiten und uns einander vertrauen können, um die angepeilten Ergebnisse des Teams zu erreichen.

Ebenso muss ich den Kunden mit einbinden können, um beispielsweise Reviews oder Teilabnahmen durchführen zu können. Die virtuelle Kooperation ermöglicht es, mein Team zusammenzubringen, wo auch immer sich der Einzelne befinden möge.

Tools wie z.B. Microsoft Teams oder gegeben falls auch Instant Messenger, Telefon und Video Konferenzen, bieten die Möglichkeit, Bildschirme teilen und die Teilnehmer zu sehen. Kollaborationssoftware, die die Kommunikation vereinheitlichend unterstützt und eine zentrale Datenablage (als Repository) können mir dabei wirklich gut helfen. Das alles ist glücklicherweise bereits verfügbar.

In der Praxis

…muss ich mir in meinem Projekt zunächst bewusst machen, welche Dinge ich bei der virtuellen Kooperation besonders beachten muss.

• Wir alle brauchen den regelmäßigen Kontakt. Auch die Interaktion der Teammitglieder untereinander während des Projektverlaufs muss sichergestellt sein
• Als Projektmanager brauche ich mehr Zeit, um zu verstehen was benötigt wird und wie jedes Teammitglied tickt. Dazu brauche ich mehr Sorgfalt bei der Planung der Kommunikation innerhalb des virtuellen Teams
• Wir müssen klare Arbeitsweisen und Kommunikationsregeln vereinbaren. Und uns alle im Vorfeld die nötige Zeit nehmen, um als Team zusammenzuwachsen
• Laptop sind heutzutage bereits ein guter Standard. Aber auch der heimische PC oder gegeben falls per Smartphone ermöglichen eine Online Teilnahme.
• Headsets sind zu empfehlen, man hört besser und hat die Hände frei
• Für die Online-Kommunikation macht es Sinn, so viel wie möglich von der Körpersprache mitzubekommen. Um Unaufmerksamkeit erkennen und Konflikte zu vermeiden. Daher will ich mein Team sehen können
• Dass alle ihre Mikrofone stumm schalten und wenn Sie einen Beitrag leisten Ihren Namen nennen sollte selbstverständlich sei

übrigens

• Erfahrungsgemäß werden wir alle bei „Dauerberieselung“ wahrscheinlich irgendwann geistig abdriften. Und irgendwelche andere Dinge tun, denn „das betrifft mich ja jetzt gerade nicht“. Daher macht es Sinn, die Teilnehmer alle aktiv einzubeziehen: Im Pollingverfahren regelmäßig direkt ansprechen und nach ihren Kommentaren zu befragen. Ich empfehle so alle zwanzig Minuten eine „Blitzlichtrunde“
• Bilder von den Gesichtern der Teammitglieder helfen ihnen, sich zu mit „Ihrem Projekt“ besser engagieren. Und die vielen Aufgaben zu priorisieren die sie erledigen müssen
• Eine Dokumentation der Online Session kann beispielsweise per Video-Aufzeichnung denjenigen helfen, die eine Sitzung verpasst haben. Das hilft übrigens auch extrem gut gegen Projektdemenz. Selbstredend muss das Meeting mit den Inhalten, Ergebnissen und Aufgaben dokumentiert werden!

So oder so, virtuelle Projekte sind heute locker machbar, also lasst uns unsere Projekte weiter managen! Die Smart Edition bietet mir hier übrigens gute und sehr praktische Möglichkeiten, wie ich nachfolgend kurz aufzeigen möchte.

So einfach geht das mit der Smart Edition

Mit der Smart Edition kann ich souverän virtuell arbeiten! Der Zugriff erfolgt einfach per Browser, jederzeit und von überall.

• Gemeinsame kollaborative Bearbeitung des Projekts und der Projektaufgaben – egal wo ich bin und an welchen Geräten ich sitze
• Direkt während der Bearbeitung können wir einfach und direkt über die Aufgabenkarte miteinander kommunizieren und dokumentieren
• Ich sehe eine einfache und intuitive Oberfläche, mit der ich schnell zurecht komme
• Bei anstehenden Terminen werde ich per Mail erinnert und komme per Klick direkt an die Aufgabe
• In der Planung kann ich meine Abläufe schnell strukturieren, die Aufgaben übersichtlich planen und zuordnen
• Mit dem Dashboard kann ich schnell einen Überblick über alle laufenden Projekte erhalten
• Ich kann die Verfügbarkeit aller Ressourcen einsehen und den Stand der Bearbeitung
• Per Filter und angezeigtem Avatar kann jeder sofort erkennen, wer zuständig ist. Oder welchen Status die Aufgaben haben und bis wann ich noch Zeit habe
• Alle Dateien sind direkt in die jeweiligen Aufgabenkarten integriert. Eine zentrale Ablage als separates Repository ist damit hinfällig
• Über die integrierten Checklisten kann ich direkt erledigtes und offenes sehen.
• Mit dem Easy Meeting Verfahren können jederzeit die aktuellen Veränderungen dokumentiert werden. Protokolle kann ich automatisiert erzeugen und manuell nachbearbeiten
• Risiken und Changes kann ich direkt im Tool bearbeiten und deren Maßnahmen managen

Beispiek Kommunikation über die Kommentare der Aufgabenkarte

Mein Fazit

Dies alles kann im Rahmen eines Online Meetings auch gemeinsam angesehen und bearbeitet werden.

Alle haben so zu jeder Zeit den exakt gleichen Stand des Projektes. Ich schiebe keine zusätzlichen „mach-ich -später-fertig“-Dokumentationen vor mir her. Und vor allem muss ich keine Dateien und Protokolle hin- und hermailen.

Mit der Smart Edition habe ich Tool für alle und alles! So kann ich´s auch virtuell!

Weitere Informationen findet Ihr unter https://sharepoint-template.com/projektmanagement.

Titelbild: Quelle PIXABAY